ALLGEMEINE INFORMATIONEN

Organisationen, die Daten über natürliche Personen verarbeiten, müssen sich an Datenschutzgesetze halten. Diese Gesetze schützen ausschließlich personenbezogene Daten. Darunter versteht man alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Einfach ausgedrückt: Wenn Daten einer bestimmten Person zugeordnet sind oder werden können, fallen sie unter das Datenschutzrecht.

Dies umfasst alle Arten von Daten, von Ihrem Namen und Ihrer Adresse bis hin zu Ihrer E-Mail-Adresse und Online-Kennungen. Die Datenschutzgesetze stellen sicher, dass diese Informationen sicher gehandhabt und nur unter strengen Bedingungen verwendet werden, um Ihre Privatsphäre und Ihre Rechte zu schützen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, die betroffene Person, beziehen.

Immer wenn durch Informationen ein persönlicher Bezug hergestellt werden kann, handelt es sich um personenbezogene Daten. Dies umfasst eine Vielzahl von Informationen, von offensichtlichen Daten wie Namen, Adressen und Telefonnummern bis hin zu weniger offensichtlichen Daten wie IP-Adressen oder Standortdaten.

Kurz gesagt, jede Information, die direkt oder indirekt zur Identifikation einer Person genutzt werden kann, fällt unter diesen Begriff. Der Schutz dieser Daten ist essenziell, um die Privatsphäre und Freiheit des Einzelnen in unserer digital vernetzten Welt zu gewährleisten.

Art. 4 Nr. 2 DS-GVO liefert die rechtliche Definition des Begriffs Verarbeitung, die seit dem 25. Mai 2018 gilt.

Demnach bezeichnet Verarbeitung jeden Vorgang, der mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführt wird, oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Dazu zählen Tätigkeiten wie das Sammeln, Erfassen, Organisieren, Strukturieren, Speichern, Anpassen oder Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung, Verbreiten oder eine andere Form der Bereitstellung, Abgleichen oder Verknüpfen, Einschränken, Löschen oder Vernichten von Daten. Kurz gesagt, jede Handhabung personenbezogener Daten, egal ob digital oder in Papierform, fällt unter den Begriff der Verarbeitung.

Unternehmen verarbeiten oft große Mengen personenbezogener Daten, darunter Daten von Mitarbeitern, Kontaktpersonen oder Kundeninformationen. Der Gesetzgeber hat dies erkannt und legt daher dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung spezifische Pflichten auf.

Dazu gehört, dass Unternehmen und andere Organisationen sicherstellen müssen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den Datenschutzgesetzen steht.

Dies umfasst Maßnahmen zum Schutz der Daten, die Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung wie Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität, Vertraulichkeit und Rechenschaftspflicht. Unternehmen sind zudem verpflichtet, die Betroffenenrechte zu gewährleisten, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung.

Wenn Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, resultieren daraus direkt verschiedene Rechte für die betroffenen Personen. Einige dieser Rechte sind in Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist, geregelt.

Zu diesen Rechten gehören unter anderem das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, das Recht auf Berichtigung falscher Daten, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Diese Rechte gewährleisten, dass der Einzelne eine Kontrolle über seine persönlichen Informationen hat und schützen seine Privatsphäre in der digitalen Welt.

Datenschutzkontrollen können auf zwei Arten erfolgen. Unternehmen können die Einhaltung der Datenschutzvorschriften durch regelmäßige interne Datenschutzaudits sicherstellen. Zudem kann die zuständige Aufsichtsbehörde Überprüfungen durchführen.

Ein internes Datenschutzaudit ist eine proaktive Maßnahme, bei der ein Unternehmen seine Verfahren und Praktiken im Umgang mit personenbezogenen Daten selbst überprüft, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Datenschutzgesetzen und -richtlinien entsprechen.

Diese Selbstkontrolle hilft nicht nur, die Einhaltung der Datenschutzstandards zu gewährleisten, sondern minimiert auch das Risiko von Datenschutzverletzungen und die damit verbundenen Konsequenzen.

Viele Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei der Benennung hat der Verantwortliche die Wahl zwischen einem externen Datenschutzbeauftragten oder einem internen Beschäftigten.

Der Datenschutzbeauftragte hat unter anderem die Aufgabe, die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu überwachen und die Mitarbeiter in Datenschutzfragen zu beraten und zu schulen. Er kann zudem für die Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten eingesetzt werden und dient als Ansprechpartner für die Datenschutzaufsichtsbehörden sowie für Betroffene in allen Fragen zum Datenschutz.

Bei Verstößen gegen den Datenschutz drohen Unternehmen einerseits hohe Bußgelder und andererseits ein Reputationsverlust.

Ein externer Datenschutzbeauftragter kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren, weil er unabhängige Überwachung und Beratung anbietet. Er bringt spezialisiertes Wissen und Erfahrungen aus verschiedenen Branchen mit, was die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherstellt und das Unternehmen vor potenziellen Verstößen und deren Konsequenzen schützt.

Jede Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet, kann verpflichtet sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Der Verantwortliche hat die Wahl, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu nutzen. Ein intern gewählter Datenschutzbeauftragter sollte über umfassendes Wissen im Datenschutzrecht und in den Praktiken der Datenverarbeitung verfügen.

Wichtig ist, dass er in der Lage ist, unabhängig zu agieren, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze im Unternehmen zu überwachen und zu fördern.

Die zuständige Aufsichtsbehörde führt in der Regel Compliance-Überprüfungen durch, sobald sie Kenntnis von Fakten erhält, die eine Untersuchung des Verantwortlichen rechtfertigen.

Dies kann beispielsweise aufgrund einer Beschwerde einer betroffenen Person geschehen, oder wegen eines Verstoßes gegen den Schutz personenbezogener Daten, der öffentlich bekannt wurde.