Wenn es um den Datenschutz am Arbeitsplatz geht, spielen Anwendungen eine wichtige Rolle. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -speicherung unterliegt strengen europarechtlichen Vorgaben (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO), da sie immer auch Auswirkungen auf das Recht der betroffenen Person auf informationelle Selbstbestimmung hat.

Unternehmen sollten sich mit dem Datenschutzrahmen vertraut machen, insbesondere während des Bewerbungsverfahrens, wenn viele persönliche Informationen abgefragt und gesammelt werden.

Anwendungen und Datenschutz

Der Arbeitgeber muss eine ungefähre Vorstellung von der einzustellenden Person haben, bevor er geeignete Mitarbeiter für eine Stelle auswählt und einen Arbeitsvertrag abschließt. Es müssen bestimmte Fakten über sie herausgefunden werden, um festzustellen, ob sie beruflich oder persönlich in das Unternehmen passen.

Die meisten Bewerber geben diese Informationen in ihren Bewerbungsunterlagen an. Aufgrund der großen Menge an persönlichen Informationen, die diese Dokumente enthalten, müssen sie strenge Datenschutzvorschriften einhalten.

DSGVO-Verpflichtungen für Unternehmen – die rechtliche Situation für Antragsteller

Der Arbeitnehmerdatenschutz regelt neben dem Schutz der Arbeitnehmerdaten auch den zulässigen Umgang mit Bewerberdaten.

Entscheidend für die Erhebung und Speicherung von Bewerberdaten ist vor allem die Zweckbindung (wie in Art. 5 DSGVO definiert). In den meisten Fällen besteht das Ziel der Erhebung von Bewerberdaten darin, eine Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis zu treffen.

Dies sollte den Bewerbern mitgeteilt werden (z. B. in Form einer automatischen Antwort auf eine Bewerbungs-E-Mail oder als Hinweis in einem Bewerbungsportal). Die Unternehmen müssen nach Eingang der Bewerbung die folgenden Informationen geben, um den sogenannten Informationspflichten (Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO) nachzukommen:

Auch die Arbeitgeber sind verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Hier wird die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten transparent dokumentiert. Diese Übersicht erleichtert es den Betroffenen, Fragen zu stellen, den Aufsichtsbehörden, Kontrollen durchzuführen und die Bewerbungsunterlagen fristgerecht zu löschen.

Die Bewerbungsunterlagen werden geprüft und weitergeleitet.

Mit der Weitergabe der Bewerbungsunterlagen endet der Schutz der personenbezogenen Daten nicht. Die personenbezogenen Daten einer Bewerbung können nicht einfach weitergegeben werden. Entgegen der landläufigen Meinung dürfen neben dem zuständigen Sachbearbeiter in der Personalabteilung nur Mitarbeiter des Unternehmens, die in direktem Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle stehen, Zugang zu einer Bewerbung haben. Es gibt keine Kollegen im Allgemeinen, aber potenzielle Vorgesetzte sind aufgeführt.

Ist ein Bewerber für eine andere gelistete Position innerhalb der Organisation qualifiziert, sollten die Bewerbungsunterlagen nur nach Rücksprache mit der entsprechenden Person ausgehändigt werden. Die Bewerbungsunterlagen des Bewerbers dürfen nicht ohne seine Zustimmung weitergegeben werden.

Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen: Wann müssen die Unterlagen der Bewerber gelöscht werden?

Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist erloschen, wenn eine Bewerbung nicht angenommen wird. Infolgedessen müssen sie gelöscht werden. Aber nicht sofort. Bewerber können potenzielle Arbeitgeber verklagen, wenn sie glauben, dass sie ungerecht behandelt wurden.

Andererseits können die Antragsteller diesen Anspruch nur innerhalb von zwei Monaten nach Erhalt des Ablehnungsbescheids geltend machen. Danach haben Sie drei Monate Zeit, Ihre Ansprüche gerichtlich geltend zu machen. Insgesamt sollten Unternehmen bedenken, dass Bewerbungsunterlagen nach Ablauf einer sechsmonatigen Aufbewahrungsfrist entfernt werden sollten. Diese arbeits- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelten für Bewerberinformationen im Bewerbungspool.

Nur wenn der Antragsteller einer längeren Aufbewahrungsfrist zustimmt, wird diese Löschungsfrist ungültig. Diese Zustimmung sollte idealerweise schriftlich erfolgen. Weitere Daten: Daten von Bewerbern, die über soziale Medien gewonnen wurden, und individuelle Fragen, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt wurden.

Der Begriff „Social Surveillance“ bezieht sich auf das Sammeln zusätzlicher Informationen über Bewerber auf Websites sozialer Medien. Viele Organisationen nutzen diese Strategie bereits, aber sie ist nicht unumstritten.

Es ist umstritten, ob das Googeln von Bewerbern und die gezielte Recherche in sozialen Netzwerken durch Arbeitgeber datenschutzrechtlich zulässig ist. Trotz der Tatsache, dass die berechtigten Interessen der Bewerber im Vordergrund stehen, erlaubt die DSGVO dieses Vorgehen insofern, als sie die Verarbeitung von Daten erlaubt, die die betreffende Person eindeutig öffentlich gemacht hat.

Im Allgemeinen sollte jedoch eine Unterscheidung getroffen werden, wenn es um soziale Netzwerke geht: Der Zugang zu beruflichen Netzwerken wie XING und LinkedIn kann gewährt werden, insbesondere wenn sich die Unterlagen des Bewerbers auf die entsprechenden Profile in solchen Netzwerken beziehen. Künftigen Arbeitgebern hingegen ist es oft untersagt, in privaten sozialen Netzwerken zu recherchieren, da solche Untersuchungen nicht mehr mit ihrer Tätigkeit in Zusammenhang stehen.

Schlussfolgerung

Apropos berufsbezogene Fragen: Einzelne Fragen in Vorstellungsgesprächen können gelegentlich über das Ziel hinausschießen. Fragen des Arbeitgebers zu grundlegenden Informationen sowie Bescheinigungen von früheren Arbeitgebern oder Bestätigungen berufsbezogener Qualifikationen sind in der Regel zulässig.

Anfragen zum Privatleben, zur sexuellen Orientierung, zu politischen Überzeugungen oder zur Weltanschauung einer Person sind dagegen streng verboten und sollten unter allen Umständen vermieden werden. Folglich dürfen diesbezügliche Daten nicht erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden. Auch das Einverständnis des Antragstellers spielt dabei keine Rolle.