Wann ist es sinnvoll, eine digitale Lösung für den Datenschutz zu verwenden?

Die Datensicherheit wird digitaler, der Datenschutz in Unternehmen wird durch moderne Softwarelösungen noch einfacher. Wann und für wen ist es sinnvoll, eine solche digitale Lösung einzusetzen? Wann sollten Sie die Hilfe eines externen Datenschutzexperten in Anspruch nehmen?

Stapel von Papieren in Aktenschränken, ungeordnete Excel-Tabellen, eine Datenschutzerklärung, die zuletzt 2018 aktualisiert wurde, oder ein Vertrag, der versehentlich geschreddert wurde. So kann Datenschutz aussehen. Mit einer Datenschutzsoftware kann man die Dinge aber auch einfach, geordnet und digitalisieren.

Datenschutz 2.0 – digitaler Datenschutz

Unternehmen benötigen ein Datenschutzmanagement und 20 oder mehr Mitarbeiter, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind, sowie einen Datenschutzbeauftragten, um die Datenschutzvorschriften wie die DSGVO korrekt einzuhalten.

Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens fungiert oder das Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten benennt, müssen die Datenschutzanforderungen des Unternehmens eingehalten werden.

Unter anderem müssen Verträge mit externen Dienstleistern (Datenverarbeitungsverträge) ordnungsgemäß unterzeichnet und Vorschriften mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) eingehalten werden. Auch müssen Anfragen der Aufsichtsbehörde schnell und konsequent beantwortet werden.

Interne oder externe Datenschutzbeauftragte, mit dem internen Datenschutzkoordinator als Ansprechpartner, sind häufig mit zeitraubenden typischen Aufgaben konfrontiert. Selbst wenn sie sich mit den Datenschutzvorschriften auskennen, ist immer noch eine Menge Papierkram zu erledigen, so dass nur wenig Zeit für das Tagesgeschäft bleibt.

Dies gilt auch für externe Datenschutzbeauftragte, die für eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig zuständig sind. Es ist von entscheidender Bedeutung, so schnell wie möglich zu arbeiten, um die spezifischen Fälle im Auge zu behalten, die eine eingehendere Beratung erfordern.

Das Problem ist, dass der Datenschutz ohne Vorkenntnisse unmöglich ist.

Wenn ein Unternehmen beschließt, den Datenschutz intern zu verwalten, einschließlich der Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB), stellt sich häufig das Problem, dass das Personal in diesem Bereich oft unerfahren ist. Dies betrifft nicht nur den internen Datenschutzbeauftragten, der ernannt wird, sondern alle Mitarbeiter.

Laut Gesetz müssen sie regelmäßig geschult und durch Schulungen für Datenschutzbeauftragte auf dem Laufenden gehalten werden. Der Datenschutzdschungel ist für Unternehmen ohne die richtige Erfahrung und professionelle Hilfe oft schwer zu durchschauen. Abmahnungen und Bußgelder können die Folge sein. Es gibt Software für den betrieblichen Datenschutz, die dabei helfen kann.

Dieses digitale Werkzeug hilft allen, die es nutzen, auch den Datenschutzbeauftragten innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Die Lösung ist der Einsatz von Datenschutzsoftware zum Schutz digitaler Daten.

Digitale Datensicherung ist jetzt möglich. Datenschutz ist digital geworden und kann von Unternehmen mit einer innovativen Strategie wie Datenschutzsoftware leicht umgesetzt werden. Digitale Plattformen für die Verwaltung der Datensicherheit, die auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten sind, sind Beispiele für solche Lösungen.

Unternehmen können auf diese Weise ihre zentralen Datenschutzpflichten, wie das Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses, die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und die Schulung der Mitarbeiter, mit Hilfe von Vorlagen und Mustern erfüllen. Im Idealfall sind diese Anwendungen mehr als nur lange Formulare, wie Excel 2.0. Sie verfügen auch über ein hohes Maß an Automatisierung, Konnektivität und Intelligenz und können für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt werden.

Ein hohes Maß an Kundenorientierung soll es Laien ermöglichen, die schwierige Materie zu erfassen und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten. Im Ergebnis bietet das Programm nicht nur eine größtmögliche Hilfestellung bei der Erfassung und Generierung der zentralen Dokumentation, sondern auch ein hohes Maß an integrierter Intelligenz, die diese Eingaben direkt überprüft.

Auftretende Abweichungen werden aufgezeichnet und können in Echtzeit beobachtet werden. Außerdem können sie dank eines eingebauten Aufgabenverwaltungssystems leicht den Mitarbeitern zugewiesen werden. In der Regel ist die Person, die in dem Bereich wohnt, in dem der Prozess stattfindet, die beste Person, um sie zu fragen.

Externe Datenschutzbeauftragte können digitale Datenschutzsoftware als Ressource nutzen.

Eine zentrale und gut organisierte Datenbank, die alle Bereiche des Datenschutzrechts abdeckt, kann sowohl den internen als auch den externen Datenschutzbeauftragten dabei helfen, jederzeit auf Anfragen von Behörden, Kunden und Mitarbeitern vorbereitet zu sein. Das Programm sollte nicht als Einzellösung betrachtet werden, sondern als Gesamtpaket, das auch Themen wie die Schulung der Mitarbeiter umfasst.

Ein externer Datenschutzbeauftragter, der Organisationen bei allen zusätzlichen Datenschutzproblemen unabhängig berät, ist für Unternehmen die richtige Ergänzung zur digitalen Lösung, wenn es an internem Know-how mangelt. Darüber hinaus muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten einstellen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

Darüber hinaus kann ein DSB Sie bei folgenden Punkten unterstützen: