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Wie man eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DFA) durchführt

Eine Risikobewertung, die die Auswirkungen der Datenverarbeitung auf die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen prüft, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DFA).

Vor Beginn eines neuen Projekts hilft eine Datenschutzfolgenabschätzung der Organisation, künftige Gefahren für personenbezogene Daten zu minimieren. Um DSGVO-konform zu bleiben, ist es unerlässlich, vor Beginn einer potenziell risikoreichen Phase eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen.

Wann sollte eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt werden?

Vor Beginn eines Datenverarbeitungsprojekts sollten Unternehmen eine Datenschutzfolgenabschätzung durchführen, die auf ein hohes Risiko der Beeinträchtigung der Rechte und Freiheiten von Personen hinweisen kann.

Beispiele für Produktionsverfahren für risikoreiche personenbezogene Daten sind:

  • Eine Personalabteilung, die eine moderne Methode zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Personalakten einsetzt
  • Verwendung biometrischer Daten für die Zugangskontrolle (z. B. Fingerabdrücke).
  • Verarbeitung jeglicher genetischer Informationen.
  • Verarbeitung von Wissen auf neuartige Weise durch aktuelle oder neu entstehende Technologien (wie es beim maschinellen Lernen und bei KI häufig der Fall ist).
  • Vor dem Vertrag über SAAS-Cloud-Dienste.
  • Bei regelmäßiger Durchführung sind DFA auch für Unternehmen hilfreich, unabhängig von der potenziellen Gefahr für Einzelpersonen. Tägliche DPI-Bewertungen ermöglichen es Ihrem Unternehmen, seine Datennutzung von der Auswahl bis zur Löschung und allem, was dazwischen liegt, zu analysieren. Auf diese Weise können Sie Schwachstellen erkennen und diese Probleme beseitigen.

    Anforderungen an DFA

    Für die Durchführung einer DFA-Analyse gibt es Online-Vorlagen. Diese Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt und sollten auf die besonderen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten werden.

    Eine DFA muss Folgendes umfassen:

  • Welche personenbezogenen Daten Sie voraussichtlich verarbeiten werden, z. B. Informationen über Kunden, Mitarbeiter oder Patienten.
  • Welche Art von personenbezogenen Daten Sie verwenden werden.
  • Was Sie mit den persönlichen Daten vorhaben.
  • Schritte, die Sie unternehmen können, um einzelne Risiken zu mindern und zu beseitigen.
  • Eine DFA muss eine Bewertung vornehmen:

  • Die Notwendigkeit, personenbezogene Daten zu verwenden, um Ihr Ziel zu erreichen.
  • Ob das gewünschte Geschäftsergebnis das mögliche Risiko wert ist.
  • Wenn Sie sich an eine Aufsichtsbehörde wenden müssen, z. B. an das Office of the Information Commissioner (ICO).
  • Nach Abschluss der Folgenabschätzung ist Folgendes erforderlich:

  • Kritisch zu prüfen, ob nach einer Risikominderung noch ein hohes Risiko für den Einzelnen besteht.
  • Wenn ja, wenden Sie sich bitte an eine Aufsichtsbehörde, z. B. an das Office of the Information Commissioner (ICO).
  • Integrieren Sie die Ergebnisse der DFA in Ihre Projektstrategie.
  • Verfolgen Sie das Projekt weiterhin anhand Ihrer Datenschutzfolgenabschätzung, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre durch das Design geschützt wird.
  • Veröffentlichen Sie Ihre DFA, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten, und schwärzen Sie vertrauliche Details.