Die siebenmonatige Geltungsdauer der Allgemeinen Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten (DSGVO) wird demnächst gefeiert. Dieser neue europäische Rechtsrahmen betrifft – zur Erinnerung – alle Organisationen, die Daten europäischer Bürger verarbeiten.
Da die Sanktionen für die Nichteinhaltung der DSGVO erheblich sind (bis zu 4 Prozent des weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen Euro), ist es besser, die neuen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Neben den finanziellen Sanktionen kann die Nichteinhaltung der DSGVO auch schwerwiegende Auswirkungen auf den Ruf einer Marke haben.
Die von der Datenschutz-Grundverordnung betroffenen Unternehmen sollten ihr Bestes tun, um sie einzuhalten, insbesondere aus diesen Gründen und vor allem, um die Rechte der Internetnutzer so gut wie möglich zu respektieren.
Dabei geht es um die Durchführung von E-Mail-Kampagnen gemäß der Europäischen Datenschutzverordnung für die Bereiche Kommunikation und Marketing. Hier sind die wichtigsten Schritte, um das zu gewährleisten.
1) Holen Sie sich die direkte Zustimmung der Kontakte auf Ihrer Liste
Die Zustimmung jedes einzelnen Kontakts in der E-Mail-Liste ist nun erforderlich. Das Schweigen oder das Ausbleiben einer Handlung seitens einer Person, die durch eine spezifische positive Handlung erfolgen muss, wird nicht als Zustimmung angesehen. Daher müssen keine vorgefertigten Kästchen (oder Opt-outs) mehr verwendet werden, um die Zustimmung einer Person einzuholen.
Die Verwendung eines Double-Opt-In-Mechanismus wird dringend empfohlen, ist aber nicht zwingend erforderlich. Sie können sich des ausdrücklichen Willens Ihres Kontakts sicher sein, indem Sie die doppelte Zustimmung des Internetnutzers einholen, und zwar beim ersten Mal, wenn Sie das Formular ausfüllen, und beim zweiten Mal, wenn er z. B. auf eine Verbindung in der Bestätigungs-E-Mail klickt.
2) Um diese Zustimmung ausdrücklich zeigen zu können
Wesentlicher Punkt: Sie müssen in der Lage sein, die Zustimmung aller Ihrer Kontakte, einschließlich der vor diesem Datum eingeholten Zustimmungen, zur DSGVO nachzuweisen, die für alle Ihre Daten und nicht nur für die erworbenen gilt.
Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie so schnell wie möglich eine Kampagne zur erneuten Qualifizierung Ihrer Kontakte durchführen, um diesmal deren ausdrückliche Zustimmung zu erhalten. Diese Initiative zur erneuten Qualifizierung Ihrer Kontakte kann jedoch Strafen nach sich ziehen, da die DSGVO-Frist abgelaufen ist.
Daher raten wir Ihnen, als erste Maßnahme alle Personen aus Ihrer E-Mail-Liste zu streichen, deren Zustimmung Sie nicht ausdrücklich eingeholt haben, damit Sie sicher sein können, dass Sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen.
3) Internetnutzer müssen sich schnell aus Ihrer Kontaktliste austragen können
Da das allgemeine Datenschutzgesetz den Internetnutzern das Recht einräumt, ihre Daten zu löschen, müssen Sie jetzt in Ihren E-Mails einen funktionierenden Abmeldelink haben.
Wenn Sie bereits in guten E-Mail-Praktiken geschult sind, ist diese Abmeldefunktion bereits in allen an Ihre Kontakte gesendeten Marketing-E-Mails vorhanden. Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir Ihnen dringend, sie so bald wie möglich einzubauen. Beachten Sie, dass diese Verbindung zur Abmeldung automatisch in die E-Mail-Vorlagen integriert wird, wenn Sie die primären E-Mail-Editoren durchlaufen.
Ebenso sollte dieser Vorgang so schnell wie möglich in Betracht gezogen werden, wenn einer Ihrer Kontakte auf diese abgemeldete Verbindung klickt. Darüber hinaus schlagen wir vor, dass Sie ihn nach den Gründen für diese Entscheidung fragen: ist es zum Beispiel wegen der übermäßigen Häufigkeit des Versands Ihrer Newsletter? Wegen der ungezielten Inhalte in Ihren E-Mails? Um den Marketingplan zu ändern, ist es ratsam, die Gründe für diese Abmeldung zu berücksichtigen.
4) Um die Privilegien Ihrer Kontakte in Anspruch zu nehmen, aktualisieren Sie Ihre Angaben in den Mitteilungen
Der E-Mail-Versand sollte auch andere Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit den Rechten der Nutzer in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der allgemeinen Datenschutzverordnung berücksichtigen. Letztere müssen in der Lage sein, ihre Rechte, wie Zugang, Übertragbarkeit, Berichtigung und Löschung ihrer Daten, in vollem Umfang geltend zu machen.
Sie müssen jetzt Ihre Datenwarnungen in Ihre E-Mails aufnehmen oder aktualisieren, um E-Mail-Kampagnen zu erstellen, die vollständig mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung übereinstimmen. Diese müssen dem Internetnutzer zeigen, wie er seine Rechte geltend machen kann.
So sollten Sie beispielsweise durch die Angabe von Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer die Kontaktperson in dieser Angelegenheit angeben. Bei dieser Person kann es sich um den Leiter der E-Mail-Kampagnen oder direkt um den Datenschutzbeauftragten des DSB handeln, dessen Ernennung durch das Inkrafttreten der DSGVO obligatorisch geworden ist.