Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist am 25. Mai 2018 in Kraft getreten und enthält aktualisierte Vorschriften und Leitlinien für den Schutz und den Umgang mit personenbezogenen Daten. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontaktinformationen für Notfälle, PPS-Nummer, Bankkontoinformationen und andere personenbezogene Daten können von Mitarbeitern gespeichert werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung legt fest, dass es für die Aufbewahrung und den Abruf personenbezogener Daten eine gültige Begründung geben muss. Die Arbeitgeber werden sich wahrscheinlich auf eine Vielzahl gültiger Faktoren für die Sammlung von Arbeitnehmerdaten berufen, insbesondere auf vertragliche Verpflichtungen, rechtliche Verpflichtungen oder andere berechtigte Interessen.

Gemäß den Datenschutzbestimmungen dürfen die Daten von Arbeitnehmern nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck, für den sie gespeichert wurden, angemessen ist. Das Arbeitsrecht sollte jedoch den Arbeitgebern vorschreiben, wie lange sie personenbezogene Daten aufbewahren.

Wie lange sollte ich Mitarbeiterdaten aufbewahren?

Schriftliche Beschäftigungsbedingungen – 1 Jahr

Der Arbeitgeber bewahrt mindestens ein Exemplar der Erklärung des Arbeitnehmers während der Dauer des Arbeitsverhältnisses und ein Jahr lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen – vor 6 Jahren

Aufzeichnungen, Berechnungen und Unterlagen über die Ausgaben für die Löhne und Gehälter von Arbeitnehmern sollten im Falle einer Steuerprüfung 6 Jahre lang aufbewahrt werden.

Arbeitsstunden – 3 Jahre Arbeit

Informationen über die Anzahl der Tage und Stunden pro Woche, den regulären Urlaub und die gesetzlichen Feiertage, die genommen wurden, und die in dieser Zeit verdiente Vergütung. Ruhepausenberichte und/oder Aufzeichnungen darüber, dass die Arbeitnehmer ordnungsgemäß über ihre Ansprüche auf Ruhepausen und über die Maßnahmen informiert sind, wenn Ruhepausen nicht möglich sind.

Mutterschafts- und Adoptionsurlaubsdaten – keine

Zwar gibt es keine feste Frist für den Schutz von Angaben in Mutterschaftsurlaubs- oder Adoptionsurlaubsdokumenten, doch können Anträge innerhalb von sechs Monaten gestellt werden, nachdem den Arbeitnehmern eine Meinungsverschiedenheit mitgeteilt wurde, oder sie können unter außergewöhnlichen Umständen auf zwölf Monate verlängert werden.

Elternurlaub – 8 Jahre

Die Aufzeichnungen über den Elternurlaub, einschließlich der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses jeder Person sowie der genommenen Urlaubstage und -zeiten, sollten acht Jahre lang aufbewahrt werden.

In den Fällen, in denen das Gesetz keine Leitlinien für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen enthält, sollten die Mitarbeiter sorgfältig im Voraus festlegen, wie lange und aus welchen Gründen sie diese Aufzeichnungen aufbewahren können.

So kann der Arbeitgeber beispielsweise beabsichtigen, alle Leistungsbeurteilungsberichte für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses des Arbeitnehmers aufzubewahren, um die Leistung des Arbeitnehmers zu verfolgen.

Zusammenfassung

Unabhängig von der Begründung für die Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten – sei es aus ethischen oder anderen kommerziellen Gründen – sollten die Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine transparente Strategie verfügen, in der ihre Gründe dargelegt sind, dass diese den Arbeitnehmern leicht zugänglich ist und dass die Richtlinie regelmäßig durchgesetzt wird.