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Wie entwirft man eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung?

In der Datenschutz-Grundverordnung wird darauf hingewiesen, dass die betroffenen Personen das Recht haben sollten, über die Verarbeitung und Verwendung ihrer Daten informiert zu werden.

Organisationen sind angehalten, dieser Pflicht durch eine Datenschutzpolitik nachzukommen, die den Einzelnen auf transparente und leicht verständliche Weise darüber informiert, wie seine Daten von der Organisation erfasst und verarbeitet werden.

Gleichzeitig ist es für Unternehmen schwierig, eine einwandfreie Datenschutzerklärung zu erstellen, da die Eingrenzung einer Vielzahl komplizierter rechtlicher Details keine Aufgabe für schwache Nerven ist.

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mussten auch frühere Datenschutzerklärungen neu angepasst werden. Was müssen Unternehmen also beachten, wenn es darum geht, eine exzellente Datenschutzerklärung zu erstellen, und welche Vorteile hat eine solche neben der Einhaltung der Vorschriften?

Warum ist eine Datenschutzerklärung für Ihr Unternehmen wichtig?

Eine Datenschutzpolitik ist eine Möglichkeit, die Anforderungen des Rechts auf Schutz zu erfüllen. Das Recht, konsultiert zu werden, umfasst einige der wichtigsten Bestimmungen des Konzepts der Transparenz, eines der Grundprinzipien der Datenschutz-Grundverordnung.

Sie betrifft die Bereitstellung transparenter und präziser Informationen für die betroffenen Personen darüber, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht. In den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung ist festgelegt, welche betroffenen Personen ein Recht auf Information haben.

Zusätzlich zu den Bemühungen des Unternehmens, eine der Hauptanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, ermöglicht es die Bereitstellung einer starken Datenschutzpolitik den Organisationen, ein hohes Maß an Offenheit gegenüber ihren Interessenten, Verbrauchern und Behörden zu erreichen.

Außerdem bietet es abgestimmte und transparente Berichte über die Datensicherheitsaktivitäten nicht nur für externe Interessengruppen, sondern auch für interne Abteilungen.

Wenn alle Abteilungen des Unternehmens in die Bemühungen um den Datenschutz eingebunden sind, können sie sich für eine energischere Durchsetzung einsetzen, sich ihrer Pflichten und Rollen bei der Verwaltung des Datenschutzes, für den sie verantwortlich sind, bewusst sein und zu einer Gemeinschaft beitragen, in der der Datenschutz ein integrierter Begriff ist.

Was sind die Vorteile einer starken Datenschutzerklärung für Unternehmen?

Wer sich die Zeit nimmt, eine aussagekräftige Datenschutzerklärung zu erstellen, trifft nicht nur die richtigen Maßnahmen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sondern profitiert auch von einer Reihe zusätzlicher Vorteile, wie z. B. einem größeren Verbrauchervertrauen, einem potenziell geringeren Glaubwürdigkeitsrisiko, einer größeren Transparenz und einer deutlichen Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Wann die Informationen präsentiert werden müssen

Bei der Erhebung personenbezogener Daten bei der betroffenen Person müssen die Informationen zum Zeitpunkt des Erhalts der Daten bereitgestellt werden.

Werden personenbezogene Daten bei einer anderen Quelle als der betroffenen Person, auf die sie sich beziehen, erhoben, müssen folgende Informationen bereitgestellt werden:

  • innerhalb einer angemessenen Frist für den Erhalt der personenbezogenen Daten und nicht länger als einen Monat;
  • Wenn die Daten verwendet werden, um mit der betroffenen Person zu kommunizieren, spätestens wenn der erste Kontakt stattfindet;
  • Spätestens, wenn die Daten an eine andere Organisation weitergegeben werden.
  • Andere Überlegungen

    Gemäß Artikel 12 der Datenschutz-Grundverordnung müssen die Angaben in einer Weise gemacht werden, die es ermöglicht:

  • Prägnant;
  • Transparent;
  • Verständlich;
  • Leicht zugänglich; und
  • Verwendet eine klare und verständliche Sprache.
  • Bei der Abfassung einer Datenschutzerklärung ist es wichtig zu wissen, ob Ihr Unternehmen Daten von Kindern sammelt, denn in diesem Fall müssen auch diese in der Lage sein, die Erklärung zu verstehen.

    Ausnahmen

    Bei der Erhebung personenbezogener Daten bei den betroffenen Personen brauchen diese keine Informationen zu erhalten, die ihnen bereits vorliegen.

  • Um personenbezogene Daten aus anderen Quellen zu sammeln, müssen die betroffenen Personen nicht informiert werden, wenn:
  • Die Daten sind für die betroffene Person bereits zugänglich;
  • Es wäre schwierig, der betroffenen Person Auskunft zu erteilen;
  • Die Bereitstellung von Informationen für die betroffene Person ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden;
  • Die Verfügbarkeit von Informationen für die betroffene Person würde das Erreichen der Ziele der Verarbeitung erschweren oder ernsthaft beeinträchtigen;
  • Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Erhebung oder Meldung personenbezogener Daten;
  • Es besteht eine gesetzlich geregelte Schweigepflicht, die für personenbezogene Daten gilt.
  • Da es eine ganze Reihe von Punkten gibt, die eine ideale Datenschutzerklärung abdecken sollte, kann es hilfreich sein, zu wissen, dass es großartige Ressourcen gibt, die Ihnen helfen können, die Richtigkeit der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens zu überprüfen.

    Eine Gelegenheit, den Datenschutz in Ihrem Unternehmen weiter zu verbessern

    Da sich die Gesetze und Vorschriften und auch die Richtlinien Ihres Unternehmens ständig weiterentwickeln, wird es sich sowohl kurz- als auch langfristig als entscheidend erweisen, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre Datenschutzerklärung neu zu bewerten und zu ändern, damit Ihr Unternehmen sie durchsetzen kann.

    Die Datenschutzerklärung des Unternehmens sollte sich ständig weiterentwickeln und an die Entwicklung der Organisation anpassen.

    Die Kernelemente der Datenschutzerklärung bleiben zwar gleich, aber häufige Änderungen, z. B. aufgrund neuer Software oder Ressourcen, die das Unternehmen einsetzt, sind höchstwahrscheinlich erforderlich.

    Veraltete Richtlinien könnten Ihre Organisation in Gefahr bringen, da sie möglicherweise nicht mit unserer Verordnung übereinstimmen, die im Laufe der Zeit überarbeitet wurde. Die kontinuierliche Einhaltung Ihrer Datenschutzerklärung würde daher nicht nur zu Ihren Durchsetzungsbemühungen führen, sondern könnte möglicherweise auch die Risiken neuer Anwendungen im Voraus erkennen.

    Die Einhaltung der Vorschriften ist die wichtigste Komponente

    Eine klare Datenschutzerklärung ist ein entscheidender Bestandteil der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung durch das Unternehmen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenverarbeitungsverfahren und die von Ihnen genutzten Drittanbieter in einer klar verständlichen Weise vermittelt werden, werden Sie Ihre Verantwortung gegenüber den Behörden und Ihren Kunden deutlich verbessern.

    Stellen Sie sicher, dass Sie Erinnerungen für tägliche Änderungen an Ihrer Datenschutzerklärung einrichten, und informieren Sie alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen darüber, dass sie ihre Daten mitteilen müssen, wenn sie z. B. neue Anwendungen nutzen wollen. Alles in allem ist eine einwandfreie Datenschutzerklärung ein wichtiger Beitrag zur Durchsetzung der Vorschriften und wird Ihrem Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen.