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Was ist der Zweck einer DSGVO-Software?

Auch der Datenschutz wird im Laufe der Zeit immer digitaler. DSGVO-Software kann viel mehr als nur verstaubte Excel-Tabellen ersetzen. Alles, was Sie über digitales, vereinfachtes Datenschutzmanagement wissen müssen, finden Sie genau hier.

Selbst Word und Tabellen sind nicht immer hilfreich, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Dies könnte bald zu einem ernsten Problem werden, insbesondere im Bereich des Datenschutzes, da es sich um einen sehr dynamischen Rechtsbereich handelt, der immer auf dem neuesten Stand sein und in einer DSGVO-konformen Weise ausgeführt werden muss.

Hier erhalten Sie Hilfe in digitaler Form: DSGVO-Software hilft bei der innovativen und standortunabhängigen Verwaltung des Datenschutzes unter Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung. Verantwortliche für den Datenschutz intern und extern.

DSGVO-Konformität durch Software

Die Datenschutz-Grundverordnung stellt einige Anforderungen an Unternehmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Die Anforderungen an die Dokumentation und die Rechenschaftspflicht werden von vielen Unternehmen als Schwierigkeit empfunden. DSGVO-Software ist eine neue, digitale Form der Lösung, der sich immer mehr Unternehmen zuwenden.

Im besten Fall führt eine Software, die bei der Umsetzung der DSGVO hilft, ein Unternehmen logisch und automatisch durch alle zu implementierenden Datenschutzprozesse. Es werden nicht nur Vorlagen angeboten, sondern auch konkrete Hilfestellungen gegeben, worauf beim betrieblichen Datenschutz zu achten ist und was unbedingt getan werden sollte, von der Datenverarbeitungsvereinbarung bis zur Erstellung eines Verzeichnisses für Verarbeitungsvorgänge.

Einer der wichtigsten Vorteile der DSGVO-Software besteht darin, dass sie automatisch Lücken im Datenschutz des Unternehmens findet und hilft, diese zu schließen. Mit diesem Ansatz können auch Mitarbeiter, die keine Vorkenntnisse in Sachen Datensicherheit haben, die interne Datensicherheit sicher verwalten.

Wer kann die DSGVO-Software nutzen?

Die DSGVO-Software richtet sich in erster Linie an zwei Arten von Nutzern: interne und externe Datenschutzbeauftragte. Beide können viel von den Funktionen der DSGVO-Software profitieren:

  • Interner Datenschutzbeauftragter: Diese Position ist in mittelständischen Unternehmen weit verbreitet, auch wenn die betreffende Person keine oder nur wenig Erfahrung mit dem Datenschutz hat. Der interne Datenschutz muss nun zusätzlich zum Tagesgeschäft übernommen werden. Dies bedeutet einen erheblichen Mehraufwand, bei dem DSGVO-Software für interne Datenschutzbeauftragte in gewissem Maße helfen kann. Intelligente Algorithmen unterstützen den internen Datenschutzbeauftragten bei der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Datenschutzes in allen Bereichen des Unternehmens und führen Sie Schritt für Schritt durch die Prozesse, die in Bezug auf die Datensicherheit im Unternehmen befolgt werden müssen. Aufgaben können auch an Mitarbeiter delegiert werden, die sie dann umsetzen können, wenn das Tagesgeschäft es zulässt. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand und gewährleistet dennoch eine akzeptable Datensicherheit.
  • Externe Datenschutzbeauftragte: Auch externe Datenschutzbeauftragte können erheblich von der DSGVO-Software profitieren. Sie können eine einzige Software verwenden, um zahlreiche Verbraucher gleichzeitig zu schützen, Aufgaben zuzuweisen und idealerweise den Fortschritt in einem integrierten Compliance Score zu verfolgen. Da eine effektive DSGVO-Software über eine integrierte Hilfefunktion verfügt und die Benutzer automatisch durch alle Prozesse führt, werden Kundenanfragen drastisch reduziert.

    • Woran sollten Sie denken, wenn Sie DSGVO-Software zur Verwaltung des Datenschutzes einsetzen?

    Derzeit sind mehrere DSGVO-Softwarelösungen auf dem Markt erhältlich. Bevor Sie in eine Lösung investieren, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

  • Zertifikate: Ist die DSGVO-Software zertifiziert, z. B. mit entsprechenden Siegeln? Diese Siegel und Zertifikate helfen dabei, ein qualitativ hochwertiges Produkt zu erkennen.
  • Benutzererfahrung: Diese sind auf Plattformen wie Proven Expert und anderen zu finden. Aufgrund ihrer schwierigen Benutzerqualitäten sind alte, schwerfällige DSGVO-Softwarelösungen, die im Wesentlichen Excel 2.0 sind, nicht zu empfehlen.
  • Erfordernisse des Datenschutzes: Mit welchen Kategorien personenbezogener Daten arbeitet die Organisation? Gibt es eine Kategorie, die besonders schützenswert ist, wie z. B. Gesundheitsdaten? In jedem Fall muss die angestrebte DSGVO-Software in der Lage sein, außergewöhnliche Szenarien zu bewältigen und Fälle intelligent zu analysieren.

    • Checkliste: Auswahl der DSGVO-Software

    Aktuelle DSGVO-Software umfasst eine Vielzahl von Funktionen und Anwendungen, die Unternehmen implementieren müssen, um die DSGVO einzuhalten. Dies sind einige von ihnen:

  • Am Anfang steht die Erstellung eines Datenschutz-Aktionsplans,
  • Generatoren für die Erstellung von Datenschutzrichtlinien, Verarbeitungsverzeichnissen, Verzeichnissen der technischen und organisatorischen Maßnahmen usw.
  • Standardvertragsvorlagen, wie z. B. Verträge zur Auftragsabwicklung,
  • Komplexe Prozesse, wie z. B. Datenschutzfolgenabschätzungen oder ein Notfallplan für Datenschutzverletzungen, erfordern spezifische Anweisungen.
  • Zu den zusätzlichen Funktionen gehört beispielsweise die Schulung der Mitarbeiter in Sachen Datenschutz.
  • Verwenden Sie die Konformitätsbewertung, um die Entwicklung der internen Umsetzung des Datenschutzes zu verfolgen.
  • Die Fähigkeit, mehrere Kunden zu verwalten (für externe DSB).

    • Je größer die Datenbank und das Anwendungsspektrum der DSGVO-Software sind, desto weniger Aufwand ist erforderlich und desto mehr Zeit wird gespart. Wenn es sich bei dem Produkt um ein SaaS handelt, sollte es außerdem in der EU gehostet werden (d. h. eine Cloud-Softwarelösung).