Unternehmen aller Größenordnungen können durch die Anzahl der Dokumente, die sie in Papier- und elektronischer Form erstellen oder erhalten, belastet werden.

Eine wirksame Richtlinie für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen hilft bei der Beantwortung der oben genannten praktischen Fragen, da eine solche umfassende Richtlinie die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und die Einhaltung von Vorschriften in einem Unternehmen festlegt.

Umfang und Anwendung der Richtlinien zur Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen

Für alle Unternehmensunterlagen, unabhängig vom Format, in dem diese Unterlagen erstellt oder aufbewahrt werden, sollte der Geltungsbereich der Unternehmensrichtlinien zur Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen gelten. Jede Geschäftseinheit sowie alle Mitarbeiter und leitenden Angestellten des Unternehmens sollten verpflichtet sein, sich an die Richtlinie zu halten. In einer organisatorischen Datenschutzpolitik spielen Initiativen zur Sensibilisierung für Daten eine wichtige Rolle. Die Bestimmungen der Richtlinie sollten regelmäßig umgesetzt und von der Geschäftsleitung häufig neu bewertet werden, wobei die Dauer dieser Maßnahmen in der Richtlinie festgelegt werden sollte.

Strategie zur Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen

Es gibt kein einziges Gesetz oder keine einzige Vorschrift, die einen vergleichbaren Zeitraum für die Aufbewahrung von Unterlagen vorschreibt, den ein Unternehmen angesichts der globalen Ausbreitung von Unternehmensaktivitäten einhalten muss. Stattdessen wächst die Zahl der Gesetze und Vorschriften, die ein Unternehmen zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichten, ebenso wie die Geldstrafen, die es bei Nichteinhaltung bewährter Verfahren zahlen muss.

Ein gut geplanter Zeitplan für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen sollte daher in die Unternehmensrichtlinien aufgenommen werden, der sich mit jeder Form oder Kategorie von Daten befasst, die von einem Unternehmen während seiner Geschäftstätigkeit erzeugt werden, und den entsprechenden Zeitraum angibt, in dem diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

Hauptelemente einer Strategie für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen

Die Police sollte folgende Punkte enthalten:

Datensatz-Löschung

Organisationen sollten auch über einen Rahmen verfügen, in dem die Formen oder Kategorien von Dokumenten, die einer bestimmten Aufbewahrungsfrist unterliegen, definiert sind. Diese Methode der Identifizierung würde der Organisation Klarheit darüber verschaffen, wann diese Unterlagen nach Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Die Richtlinie sollte auch spezifische Anweisungen für die Entsorgung und Vernichtung von Dokumenten enthalten, die von dem Unternehmen und seinen Auftragnehmern umgesetzt werden.

Die wichtigste Erkenntnis für die Unternehmen ist, dass sie über eine schriftliche Richtlinie für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen verfügen und dass diese Richtlinie von ihren Managern, leitenden Angestellten und verbundenen Dritten effizient umgesetzt wird.

Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt nicht über eine solche Richtlinie. In diesem Fall ist es eine kluge Entscheidung, professionelle Berater zu beauftragen, die bei der Ausarbeitung einer schriftlichen Richtlinie für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen helfen und wirksame Verfahren durchsetzen, um die Einhaltung der nationalen oder globalen Anforderungen zu gewährleisten.