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Mitarbeiterfotos DSGVO-konform erstellen

Woran sollten Sie denken, wenn es um Mitarbeiterfotos geht? Können sie nach der Umsetzung der DSGVO ohne weitere Änderungen erstellt werden, oder müssen Sie außergewöhnliche Maßnahmen ergreifen, um die Bilder Ihres Teams unkenntlich zu machen?

Mitarbeiterfotos und Datenschutz?

Natürlich ist es für viele Unternehmen zunächst lästig, sich mit den Datenschutzbestimmungen für Mitarbeiterfotos vor Werbung oder Social-Media-Aufzeichnungen auseinanderzusetzen. Erforderlich ist es trotzdem, denn wenn man nicht für einen Konzern voller Influencer arbeitet, die gerne vor die Kamera springen, gibt es immer noch Persönlichkeitsrechte, die man nur unfreiwillig aufgeben würde. Bevor es zur nächsten Filmrolle oder Speicherkarte geht, muss Folgendes erledigt werden:

  • Mitarbeiter können auf der Grundlage eines berechtigten Interesses an Informationen über anwesende Mitarbeiter einbezogen werden, wenn diese nur im Intranet des Unternehmens veröffentlicht werden oder wenn der Mitarbeiter eine Funktion mit externer Interaktion ausübt, wie z. B. ein Kundenbetreuer oder der Geschäftsführer. Aber wie verhält sich ein Internetverlag?
  • Die Unternehmen müssen sich auch überlegen, ob sie Bilder von Ereignissen veröffentlichen können oder ob die Personen, die sich auf den Bildern befinden, wichtiger sein sollten.
  • Bilder von Werbemitarbeitern, die mit den Datenschutzgesetzen vereinbar sind.

    Bilder von Mitarbeitern sollten nur dann aufgenommen oder veröffentlicht werden, wenn sie für die Ausübung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Daher benötigt das Unternehmen eine Erlaubnis. Um eine solche Erlaubnis in rechtlich zulässiger Weise zu erhalten, müssen folgende Überlegungen angestellt werden.

    Die Zustimmung muss folgende Angaben enthalten:

  • muss vor der Veröffentlichung der Fotos eingeholt werden;
  • freiwillig durchgeführt werden;
  • schriftlich festgehalten werden (mit Originalunterschrift des Arbeitnehmers);
  • Informieren Sie das Personal über die Ziele der Datenverarbeitung;
  • jederzeit durch den Arbeitnehmer widerrufbar sein;
  • Dazu gehört die Tatsache, dass die Verweigerung der Zustimmung keine negativen Folgen hat.
  • Nichts hindert einen Arbeitnehmer daran, unter Wahrung seiner Privatsphäre fotografiert zu werden, wenn diese Punkte vom Arbeitnehmer unterzeichnet wurden. Es ist fraglich, ob die Zustimmung eines Mitarbeiters nach seinem Ausscheiden erlischt.

    Wenn der Arbeitgeber die Bilder unbegrenzt zu Werbezwecken verwenden möchte, muss sichergestellt sein, dass sie nur zur allgemeinen Veranschaulichung dienen und der betreffende Arbeitnehmer nur Beiwerk ist und nicht im Mittelpunkt steht.

    Gruppenfotos dürfen auf unbestimmte Zeit verwendet werden, wenn der einzelne Mitarbeiter unkenntlich gemacht wird. Bilder von einzelnen Mitarbeitern müssen gelöscht werden, da ihr Recht auf Verwendung erlischt, wenn sie das Unternehmen verlassen. Es gilt nur der Begriff „Sonstige“.

    Fotos von Mitarbeitern bei Firmenveranstaltungen

    Bei Firmenfeiern ist die Situation anders. Die erforderliche schriftliche Einwilligung ist in diesem Fall nur schwer zu erhalten, vor allem in großen Konzernen. Wenn der Arbeitnehmer erscheint, kann selbst ein deutlicher Hinweis (z. B. in der Einladung), dass auf der Feier Bilder gemacht werden, nicht als Einwilligung gelten.

    Die Einwilligung muss schriftlich erteilt werden, und die Untätigkeit des Mitarbeiters kann nicht als Einwilligung ausgelegt werden. Besteht ein berechtigtes Interesse an der Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO, könnte eine mögliche Lösung für dieses Dilemma wie folgt aussehen:

  • Die Tatsache, dass Fotos gemacht werden, muss auf der Einladung und dann auf der Veranstaltung deutlich angegeben werden.
  • Die Arbeitnehmer müssen auch über ihr Widerspruchsrecht und die Mittel, mit denen sie dieses ausüben können, informiert werden: Sie können die Aufnahme und/oder Verwendung der Fotos ablehnen. Achtung! Wenn ein Arbeitnehmer davon Gebrauch macht, stellen Sie sicher, dass er nicht aufgezeichnet wird!
  • Zusätzlich muss der Zweck der Aufnahmen genannt werden, da die Datenverarbeitung selten erforderlich ist. Die geplante Veröffentlichung der Fotos (Datenverarbeitung mit Personenbezug, z.B. im Internet oder über soziale Medien, sollte hervorgehoben werden.
  • Es sollten jedoch keine Aufnahmen von Einzelpersonen oder kleinen Gruppen gemacht werden, sondern der Schwerpunkt der Fotos sollte auf der Veranstaltung selbst liegen. Leider ist der Ort der Begrenzung nicht streng geregelt.
  • Es ist verboten, versteckte, verdeckte Aufnahmen, Aufnahmen aus dem Privatbereich oder diskriminierende Aufnahmen zu machen. Die Aufnahmen dürfen nicht zu einem Rückschluss auf Daten nach Art. 9 Abs.. 1 DSGVO, wie z.B. Religion, Gesundheit oder Sexualleben, führen. In diesen Fällen wäre eine Einwilligungserklärung erforderlich.
  • Es ist wichtig, daran zu denken, dass sowohl die Aufnahme des Bildes als auch die mögliche Weitergabe des Bildes unterschiedliche Datenverarbeitungsvorgänge sind, die gerechtfertigt sein müssen und möglicherweise eine Genehmigung erfordern.

    Die Datenschutz-Grundverordnung gilt hingegen nicht, wenn die Fotos von Mitarbeitern privat mit einer Kamera oder einem Smartphone aufgenommen werden. Ein Beispiel für einen besonderen Umstand sind Bilder von Mitarbeitern, die ohne schriftliche Genehmigung aufgenommen wurden.

    Es gibt jedoch Fälle, in denen Bilder für das Arbeitsverhältnis unerlässlich sind, aber keine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich ist:

  • Erstellen einer Visitenkarte;
  • Bilder, die auf der Website des Unternehmens veröffentlicht werden und die aufgrund des Amtes oder der Position des Mitarbeiters erforderlich sind (z. B. für Verkaufsleiter).
  • Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben die Arbeitnehmer jedoch das Recht zu verlangen, dass die so entstandenen Aufnahmen vernichtet werden.