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Mitarbeiterbefragung und Datenschutz

Eine gut funktionierende Organisation beruht auf reibungslosen Abläufen und einem angenehmen Arbeitsumfeld. Mitarbeiterbefragungen können in dieser Hinsicht nützliche Daten liefern. Im Folgenden finden Sie Informationen, die Arbeitgeber kennen sollten:

Mitarbeiterbefragungen sind ein gängiges Mittel, um interne Abläufe zu verbessern. Um jedoch bei der Erhebung dieser Informationen die Datenschutzgrundverordnung einzuhalten, muss die Unternehmensleitung einige wichtige Richtlinien befolgen.

Die Rechtsgrundlage für den Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen können Missstände aufdecken, Prozesse verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Ein Unternehmen, das Wert auf die Meinung seiner Mitarbeiter legt, wirkt auf potenzielle Bewerber vertrauenswürdig und modern.

Bei Mitarbeiterbefragungen hingegen darf die Datensicherheit nicht außer Acht gelassen werden. Wenn Sie eine Umfrage durchführen wollen, müssen Sie personenbezogene Daten von Ihren Mitarbeitern unter Einhaltung der Datenschutzgesetze erheben.

Wenn Sie personenbezogene Daten von Mitarbeitern durch Umfragen sammeln wollen, brauchen Sie einen rechtlichen Grund. Für den hier verwendeten Arbeitnehmerdatenschutz gelten die allgemeinen Bestimmungen der DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen nach der DSGVO nur für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.

Für die meisten Unternehmen ist es jedoch von Vorteil zu wissen, wie zufrieden ihre Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsumfeld und ihren Arbeitsabläufen sind. Andererseits können Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht zwingen, an einer Umfrage teilzunehmen. Dies kann nur auf freiwilliger Basis geschehen, und eine Einwilligung ist gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO erforderlich. Die Arbeitnehmer können sich jedoch gezwungen fühlen, ihre Zustimmung zu geben. Viele haben Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren, wenn sie sich weigern, an einer solchen internen Maßnahme teilzunehmen, oder wenn sie das Unternehmen kritisieren, indem sie ihren echten Namen veröffentlichen.

Führen Sie anonyme Mitarbeiterbefragungen durch.

Daher ist es für Arbeitgeber weniger ratsam, ihre Mitarbeiter zur Teilnahme an einer Umfrage aufzufordern, indem sie deren persönliche Daten angeben. In diesem Fall ist die beste Methode nicht nur eine freiwillige, sondern auch eine anonyme Mitarbeiterbefragung. Damit wird den Anforderungen des Datenschutzes Rechnung getragen. Gleichzeitig fällt es den Mitarbeitern so leichter, sich für die Teilnahme an einer solchen Befragung zu entscheiden und ohne Zögern ehrliche Antworten zu geben.

Aber auch die Gestaltung eines entsprechenden Fragebogens muss bestimmten Grundsätzen genügen. Er muss zielgerichtet gestaltet sein, d.h. er darf die Mitarbeiter nicht wahllos nach irrelevanten Informationen fragen.

Außerdem darf aus den Antworten der Befragten nicht eindeutig hervorgehen, wer genau die Person ist. So können beispielsweise spezifische Fragen zum persönlichen Hintergrund der Mitarbeiter entsprechende Rückschlüsse zulassen.

Damit wäre die Umfrage nicht mehr anonym, da Rückschlüsse auf eine bestimmte Person gezogen werden könnten. Auch die formale Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sollte mit Sorgfalt gestaltet werden. Das Ausfüllen von Multiple-Choice-Fragen durch Ankreuzen ist der Beantwortung in handschriftlicher Textform eindeutig vorzuziehen.

Im Zweifelsfall können die befragte Person und der Fragebogen abgeglichen werden, insbesondere anhand der Handschrift. Elektronische Fragebögen sind ein probates Mittel, um den Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen zu gewährleisten. Aber auch hier sollten Arbeitgeber auf die Seriosität des externen Dienstleisters der entsprechenden Software achten.

DSGVO-konforme Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung gemäß der DSGVO ist daher möglich, sofern Unternehmen die folgenden Leitlinien beachten:

  • Freiwillig: Die obligatorische Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung ist gesetzlich nicht vorgesehen. Die Arbeitgeber müssen dies ihren Mitarbeitern klar vermitteln.
  • Anonymität: Es darf nicht möglich sein, Rückschlüsse auf die Identität der Person zu ziehen, die den Fragebogen ausgefüllt hat. Die formale Gestaltung einer Umfrage sollte, ebenso wie der Inhalt, die Anonymität der Befragten gewährleisten.
  • Ziel: Vor allem in kleinen Unternehmen können Informationen wie Geschlecht oder Alter ausreichend Aufschluss über die Identität der Mitarbeiter geben. Unternehmen sollten sich an klare Zielvorgaben halten und keine unnötigen, allzu spezifischen Informationen von ihren Mitarbeitern verlangen.
  • Einbindung der Datenschutzbeauftragten: Um eine DSGVO-konforme Mitarbeiterbefragung zu erstellen, ist es ratsam, den jeweiligen Datenschutzbeauftragten in die Planung einzubeziehen. Idealerweise sollte auch die Wahl eines externen Dienstleisters zur Durchführung der Befragung mit ihm besprochen werden.
  • Beteiligung des Betriebsrats: Beim Einsatz von technischen Geräten, die der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Arbeitnehmern dienen, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Zumindest bietet die Befragungssoftware die Möglichkeit, Verhaltens- oder Leistungsdaten der Beschäftigten zu erfassen und aufzuzeichnen. Die Einbindung des Betriebsrats ist auch zu empfehlen, um die Akzeptanz bei den Beschäftigten zu erhöhen.
  • Transparenz: Eine klare und rechtzeitige Kommunikation über Unternehmensumfragen schafft Vertrauen und vermeidet schlechte Stimmung unter den Mitarbeitern. Wichtig sind hier Informationen über den Zweck der Befragung, die Art der Auswertung und der Hinweis auf die anonyme und freiwillige Teilnahme.

    • Eine Mitarbeiterbefragung in anonymer Form ist daher mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen vereinbar. Um das Betriebsklima und die Akzeptanz bei den Beschäftigten zu erhöhen, sollten Arbeitgeber zudem auf größtmögliche Transparenz und die Einbindung des Betriebsrats oder Datenschutzbeauftragten setzen.