Der Datenschutz sollte nicht vergessen werden, wenn Mitarbeiter ihre Kündigung einreichen. Andernfalls könnte die DSGVO zu saftigen Geldstrafen führen. Aber was ist eigentlich wichtig, wenn es um die Löschung von Daten nach der Kündigung geht?
Für jede Organisation, die den Datenschutz ernst nimmt, ist die Löschung personenbezogener Daten bei der Entlassung von Mitarbeitern ein kritisches Thema. Das Recht auf Vergessenwerden ist in Artikel 17 Absatz 1 DSGVO definiert, der besagt, dass personenbezogene Daten stets zu löschen sind, sobald die Zwecke, für die sie gespeichert wurden, erfüllt oder weggefallen sind. Als Hauptzweck der Datenspeicherung und -verarbeitung bietet die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ein solches Recht auf Löschung. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die Unternehmen dazu verpflichten, ihre Daten auch nach der Entlassung von Mitarbeitern aufzubewahren. Lesen Sie, welche Datenschutzgesetze gelten und welche Ausnahmen es gibt.
Müssen Daten nach der Kündigung eines Mitarbeiters gelöscht werden?
Die Daten dürfen nur in Übereinstimmung mit den Standards der DSGVO zur Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung gespeichert werden. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den ursprünglich vom Nutzer angegebenen Zweck erforderlich sind. Gemäß den Datenschutzgesetzen müssen die Daten von Mitarbeitern nach deren Entlassung gelöscht werden. Neben dem Recht auf Vergessenwerden bietet Art. 17(3) DSGVO verschiedene Ausnahmen von der Löschpflicht vor. Insbesondere dann, wenn es eine gesetzliche Verpflichtung gibt oder wenn Unternehmen bestimmte Aufbewahrungsfristen einhalten müssen.
Sind Unternehmen verpflichtet, alle Mitarbeiterdaten nach einer Kündigung zu vernichten?
Bei der Löschung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist es ratsam, nicht alle Daten auf die gleiche Weise zu behandeln. Denn es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum bestimmte Daten für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden sollten.
Wann müssen personenbezogene Daten nach Beendigung eines Vertrags gelöscht werden?
Die Frage, wann alle Daten nach der Entlassung eines Mitarbeiters gelöscht werden müssen, lässt sich nicht allgemein beantworten. Stattdessen ist es besser, ein Löschkonzept zu entwickeln: Der Widerspruch zwischen der Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten im Falle einer Kündigung einerseits und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen andererseits wird durch ein gut ausgearbeitetes Löschkonzept aufgelöst. Entscheidend ist, dass das Ziel der Datenspeicherung im Unternehmen so genau wie möglich festgelegt wird. Denn diese Erklärung dient in diesem speziellen Fall dazu, die Notwendigkeit der Datenaufbewahrung klar und nachvollziehbar zu beurteilen. Zudem zeigt ein gut strukturiertes und dokumentiertes Löschkonzept auf, welche Daten entfernt werden müssen.
Nach der Entlassung von Mitarbeitern wird der Datenschutz noch wichtiger. Grundsätzlich sind Unternehmen verpflichtet, Daten zu vernichten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Es gibt jedoch eine Reihe von Ausnahmen und Aufbewahrungsfristen, die Unternehmen dazu verpflichten, Daten über ehemalige Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Im Dschungel der Vorschriften ist eine gut strukturierte und gut geführte Löschstrategie unerlässlich. Sie legt fest, wer wann für die Löschung welcher Daten zuständig ist, und stellt sicher, dass alle Fristen datenschutzkonform eingehalten werden. Nur so lässt sich der Konflikt zwischen dem unmittelbaren Recht der Mitarbeiter auf Löschung und ihrer gesetzlichen Verantwortung für die Aufbewahrung der Daten lösen und so die erheblichen Bußgelder der DSGVO vermeiden.