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Leitfaden zur DSGVO für höhere Bildungseinrichtungen

Bildungseinrichtungen erhalten große Mengen an personenbezogenen Daten von Studenten und Mitarbeitern. Diese Informationen gehören in der Regel zur Gruppe der alltäglichen personenbezogenen Daten, wie Namen, E-Mail-Adressen und Anschriften.

Auf der anderen Seite werden auch sensible personenbezogene Daten wie Gesundheitsinformationen, Finanzinformationen, Kontaktdaten für die gesetzliche Vormundschaft und Disziplinarakten benötigt.

Angesichts der enormen Menge und der erhöhten Sensibilität der gesammelten personenbezogenen Daten müsste die Einhaltung der DSGVO für Hochschuleinrichtungen eine sehr bewusste Ausgabe sein, sowohl in Bezug auf Zeit, Geld und Werkzeuge. Im Folgenden erfahren Sie, wie genau sich die DSGVO auf Hochschuleinrichtungen auswirkt und wie diese Einrichtungen mit der Einhaltung beginnen werden.

Was ist DSGVO?

Lassen Sie uns zunächst kurz rekapitulieren, worum es sich bei der Verordnung handelt und wer ihr unterliegt, um zu verstehen, wie die Datenschutz-Grundverordnung auf Ihr Unternehmen angewendet werden kann.

Die Datenschutz-Grundverordnung gilt als europäische Datenschutzverordnung sowohl in der EU als auch in den EWR-Ländern. Sie schreibt für die Verarbeitung personenbezogener Daten einheitliche Datenschutzvorschriften vor, die zwei Hauptziele verfolgen: den Schutz der Grundrechte der betroffenen Personen und die Schaffung fairer Wettbewerbsbedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, um den Binnenmarkt zu erleichtern.

Für wen gilt die DSGVO?

Kurz gesagt, die Datenschutz-Grundverordnung gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen verarbeiten. Dazu gehören gewinnorientierte und gemeinnützige Organisationen sowie Nicht-EU-Organisationen, die ihre Waren und Dienstleistungen in der EU anbieten oder Personen in der EU erfassen. Es ist wichtig zu beachten, dass die betroffenen Personen nicht Bürger der EU sein oder einen ständigen Aufenthaltsstatus in der EU haben müssen, um unter die DSGVO zu fallen; die Anwesenheit in der EU zum Zeitpunkt der Verarbeitung gewährleistet den Datenschutz.

Schützt die Datenschutz-Grundverordnung IHRE Hochschuleinrichtung?

Da sich die Datenschutz-Grundverordnung auf Unternehmen in allen Bereichen erstreckt, gilt die Gesetzgebung wahrscheinlich auch für Ihre Hochschuleinrichtung.

Die DSGVO gilt für Ihre Hochschuleinrichtung, wenn:

  • Studenten und Arbeitnehmer mit Wohnsitz in der EU / dem EWR
  • Hat Studenten in Austauschprogramme mit EU/EWR-Ländern eingeschrieben
  • Erhält Gebühren für Studiengebühren aus EU-/EWR-Ländern
  • Bietet solche Zuschüsse oder Darlehen an und von Institutionen und Einzelpersonen mit Sitz in der EU / dem EWR an
  • Hat Verbindungen zu ehemaligen Studenten aus und in Ländern der EU / des EWR

    • Da Hochschuleinrichtungen als öffentliche Stellen bekannt sind, kann sich die allgemeine Aufgabengrundlage auf die Verarbeitung durch Hochschuleinrichtungen beziehen. Beispielsweise könnte sich Ihre Einrichtung für Lehr- und Forschungszwecke bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf die Grundlage des öffentlichen Auftrags stützen.

    Warum hat die Datenschutz-Grundverordnung insbesondere auf Bildungseinrichtungen erhebliche Auswirkungen?

    Viele Hochschuleinrichtungen speichern eine enorme Menge an sensiblen persönlichen Daten von Studierenden und Mitarbeitern. Zu diesem Zweck ist die Gewährleistung einer angemessenen Sicherheit der Daten unerlässlich geworden. Wenn jedoch Dritte beteiligt sind, können die Dinge viel komplizierter werden. So wird beispielsweise der Einzug von Studiengebühren oder die Versicherung von Studenten ausgelagert. Außerdem gibt es eine Vielzahl traditioneller branchenspezifischer Praktiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Um nur einige zu nennen: Die Verarbeitung solcher personenbezogenen Daten ist für Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Hochschulbewerbungen, die Interaktion mit ehemaligen Studenten, das Direktmarketing für potenzielle/bestehende Studenten, die Zusammenarbeit mit anderen Bildungsorganisationen und die Bearbeitung von Stipendienanträgen erforderlich.

    Auch wenn die finanziellen Folgen einer Nichteinhaltung der Vorschriften durch die jeweiligen Datenschutzbehörden beträchtlich sein können, kann der mögliche Verlust an Glaubwürdigkeit aufgrund der Nichteinhaltung insbesondere für Hochschuleinrichtungen schwerwiegend sein. Eine kürzlich im Vereinigten Königreich durchgeführte Studie hat ergeben, dass 16 % der eine halbe Million befragten Studenten angaben, dass bei der Entscheidung, wo sie studieren wollen, die Marke einer renommierten Universität das wichtigste Kriterium ist. Vor diesem Hintergrund gab es viele Vorfälle, bei denen Universitäten von Datenschutzverletzungen oder Cyberangriffen betroffen waren, die zeigen, dass es unerlässlich ist, die notwendigen Datensicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.

    Was sind die ersten Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO?

    Erstens müssen die Daten, über die Sie verfügen, der Einrichtung bekannt sein; es ist wichtig zu verstehen, warum sie erhoben wurden, wie sie gespeichert wurden, wer Zugang zu ihnen hat und wann sie gelöscht werden sollten. Im Sinne der Transparenz wird in der Datenschutz-Grundverordnung auch darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnung dieses Verfahrens obligatorisch ist. Eine Bestandsaufnahme der Quellen und eine Datenkarte werden sich als nützlich erweisen, wenn es darum geht, die Verpflichtungen der DSGVO zu erfüllen.

    Einhaltung der DSGVO

    Die Regulierung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bringt viele zeitliche und finanzielle Anforderungen für Organisationen mit sich. Gleichzeitig fördert sie die Offenheit gegenüber Einzelpersonen wie Studenten und Mitarbeitern und stellt sicher, dass die Universitäten ihr Vertrauen und ihr Markenimage verbessern.

    Viele Unternehmen setzen Compliance-Software ein, um Verfahren zu vereinfachen, Kosten zu senken und ihre Compliance-Aktivitäten zeiteffizienter zu gestalten, um von diesen Vorteilen profitieren zu können.