Ist es möglich, Telefongespräche aufzuzeichnen? Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung können Telefongespräche unter bestimmten Umständen aufgezeichnet werden. Lesen Sie, welche Kriterien für den rechtlichen Rahmen gelten und was Sie dabei beachten sollten.
Viele Unternehmen stellen fest, dass der Kontakt mit ihren Kunden ihnen nützliche Informationen liefert. Die Telefongespräche der Mitarbeiter, sei es für den Kundendienst oder zur Beobachtung von Markttrends, liefern interessante Hinweise. Ist es jedoch legal, Gespräche auf diese Weise aufzuzeichnen?
Das hängt ganz von den Umständen ab. Nach der Datenschutz-Grundverordnung gibt es eine Reihe von Umständen, die dazu beitragen, dass Telefongespräche aufgezeichnet werden können. Der wichtigste Aspekt dabei ist, ob die betreffende Person ihre Zustimmung gegeben hat. Die folgenden Informationen helfen Ihnen, die Bedingungen zu verstehen, unter denen die Aufzeichnung von Gesprächen zulässig ist.
Ist die Aufzeichnung von Gesprächen nach der Datenschutz-Grundverordnung legal?
Nach der Datenschutz-Grundverordnung dürfen Telefongespräche nur stichprobenartig und unter bestimmten Umständen aufgezeichnet werden. Dazu können Dinge wie die Schulung neuer Mitarbeiter und die Qualitätssicherung gehören. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Aufzeichnung eines Telefongesprächs unter allen Umständen zulässig ist.
In den meisten Fällen wird die Aufzeichnungssoftware vor ihrer Verwendung einer Prüfung unterzogen. Die Aufzeichnungssoftware muss für diesen Zweck zugelassen sein, und die Gesprächspartner müssen der Aufnahme zustimmen.
Für Analysetools, wie z. B. für die Sprachanalyse, ist ein separates Datensicherheitsaudit erforderlich. Außerdem sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Aufzeichnungen der Gespräche jederzeit zu unterbrechen. Mit Dritten muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden, wenn Dritte Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten.
Schließlich verlangt die DSGVO, dass bei der Aufzeichnung von Telefongesprächen Fristen festgelegt werden, die die Dauer der Speicherung definieren. In Sachen Datenschutz sind auch bei einer Videokonferenz Ihre eigenen Kriterien für die eingesetzten Instrumente und technisch-organisatorischen Maßnahmen zu beachten.
Ist es notwendig, die Zustimmung zur Aufzeichnung von Anrufen einzuholen, um der DSGVO zu entsprechen?
Ist es also legal, Telefongespräche aufzuzeichnen? Mit anderen Worten: Das Aufzeichnen von Gesprächen ohne die Zustimmung der beteiligten Personen ist nicht erlaubt. Vielmehr bedarf die Aufzeichnung von Gesprächen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a der DSGVO einer ausdrücklichen Einwilligung.
Bevor die Aufzeichnung beginnt, muss dies abgefragt und bestätigt werden. Wenn auf die Anfrage ein ausdrückliches „Ja“ gesagt wird oder die Aufzeichnung durch Drücken einer bestimmten Taste am Telefon genehmigt wird, erfolgt eine eindeutige Bestätigung. Ein Gespräch darf nicht ohne die Zustimmung aller anderen Gesprächsteilnehmer aufgezeichnet werden.
Einfache Erklärungen und das Schweigen der Betroffenen sind in diesem Fall nicht ausreichend. Zum Schutz der Betroffenen muss die Einwilligung auch frei widerrufbar sein. Außerdem müssen sich die Mitarbeiter zu Beginn des Gesprächs vorstellen. Werden bei der Aufzeichnung besonders sensible Daten verarbeitet, muss der Betroffene ausdrücklich darauf hingewiesen werden. Eine Einwilligung ist bei sensiblen Daten nur gültig, wenn sie ausdrücklich erteilt wurde (Artikel 9 (2) (a) DSGVO).
Welche Folgen hat die heimliche Aufzeichnung von Gesprächen?
Welche Folgen hat es, wenn Organisationen heimlich Gespräche aufzeichnen? Der Fall EnBW ist ein Beispiel dafür: Der Konzern zeichnete Telefongespräche ohne die Zustimmung der Anrufer auf und fuhr damit fort, Gespräche ohne Erlaubnis aufzuzeichnen, selbst nachdem ihm widersprochen wurde.
a) Die in der Datenschutz-Grundverordnung vorgesehene Erlaubnis zur Aufzeichnung von Gesprächen konnte leicht umgangen werden; Fälle wie dieser könnten nicht nur ein schlechtes Presseecho, sondern auch staatsanwaltliche Ermittlungen nach sich ziehen. Die Aufzeichnung von Telefongesprächen kann unter bestimmten Umständen legal sein. Der Grund für die Aufzeichnung ist sehr wichtig.
Es hängt auch davon ab, ob die Aufzeichnung konventionell oder zufällig erfolgt, wenn Sie berechtigt sind, ein Telefongespräch aufzuzeichnen. Es gibt auch einige technische Anforderungen, die von der Software erfüllt werden müssen. Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass die Datenschutz-Grundverordnung es illegal macht, ein Gespräch ohne die Zustimmung der anderen Teilnehmer aufzuzeichnen.
Unternehmen sollten daher überprüfen, ob die Standards der Datenschutz-Grundverordnung für die Aufzeichnung von Anrufen eingehalten werden. Andernfalls kann es zu Haftstrafen, kostspieligen Strafen und Rufschädigung für das Unternehmen kommen.