Was ist datenschutzrechtlich zulässig und was ist insbesondere bei der internen und Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten notwendig? Die jüngsten Entwicklungen rund um das Coronavirus stellen Unternehmen vor große Hürden, nicht nur in Bezug auf die interne Kommunikation, die Teamkommunikation und die Teamzusammenarbeit.
Wir möchten Sie bei der Bewältigung der aktuellen besonderen Situation im Bereich des Datenschutzes unterstützen. Deshalb haben wir für Sie umsetzbare Tipps und Antworten auf die am häufigsten gestellten Datenschutzfragen im Zusammenhang mit dem Coronavirus vorbereitet. Informationen über erkrankte Personen im Unternehmen werden intern kommuniziert.
Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Nennung oder Bekanntgabe bestimmter Identitäten, wenn Sie über Krankheiten, Verdachtsfälle oder nachgewiesene Infektionen an Ihrem Arbeitsplatz berichten. Dies ist häufig genug der Fall.
Soweit die Offenlegung der Identität von Beschäftigten zur Schadensabwehr erforderlich ist, etwa um Beschäftigte zu identifizieren, die mit Infizierten in Kontakt gekommen sind, ist dies in der Regel zulässig, soweit es aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich ist. Bitte stimmen Sie das Verfahren ggf. mit den Gesundheitsbehörden ab.
Standortunabhängige Kommunikation: Abfrage von Kontaktinformationen der Mitarbeiter
Zur Vorbeugung von Infektionen können die privaten Kontaktinformationen der Mitarbeiter (Telefonnummern, private E-Mail-Adressen) erfasst werden. Die Mitarbeiter können auf diese Weise gewarnt oder über wichtige Schritte informiert werden.
Die Angabe privater Kontaktinformationen ist fakultativ, liegt aber im besten Interesse aller Mitarbeiter. Bitte bedenken Sie, dass die angeforderten Informationen nur für eine begrenzte Zeit aufbewahrt werden dürfen. Wenn der Zweck der Datenerhebung entfällt und eine private Interaktion mit den Beschäftigten nicht mehr notwendig oder vertretbar ist, müssen die Daten gelöscht werden (z. B. Kontaktdaten für Notfälle).
Interne Kommunikation in COVID-19: Der Umfang des Fragerechts des Arbeitgebers
Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht und der Richtlinien für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz die entsprechenden Vorkehrungen zu treffen, um die betriebliche Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Verantwortung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass andere Mitarbeiter nicht von einem kranken Mitarbeiter angesteckt werden. Nach dem Datenschutzrecht ist es rechtmäßig, Informationen über Krankheiten und die Personen, mit denen die Beschäftigten in Kontakt gekommen sind, sowie darüber zu verlangen, ob sich die Beschäftigten zum Zweck der arbeitsmedizinischen Behandlung in einem Risikogebiet aufgehalten haben.
Bitte denken Sie daran, dass nur negative Informationen über den Arbeitnehmer verlangt werden. Nur wenn es tatsächliche Anhaltspunkte gibt, sollten tiefer gehende Fragen gestellt werden.
Übermittlung von Informationen über Mitarbeiter an Behörden
Die Weitergabe von Arbeitnehmerdaten ist datenschutzrechtlich zulässig, sofern der Arbeitgeber eine offizielle Anfrage von den Behörden erhält. Dies kann ein Ersuchen der örtlichen Polizeibehörde oder des Gesundheitsamtes sein. Eine Quarantäneanordnung oder ein Verbot der beruflichen Tätigkeit könnte der Hintergrund sein.
Besucher des Unternehmens während der Covid-19-Krise
Sie können auch verpflichtet sein, personenbezogene Daten von Besuchern (z. B. bei einer Veranstaltung) zu erheben und aufzubewahren und gegebenenfalls in bestimmten Situationen an die zuständige Gesundheitsbehörde zu übermitteln. Dazu muss allerdings eine behördliche Anordnung zur Speicherung bestimmter Daten vorliegen.
Wenn dies nicht der Fall ist, aber die Namen und Kontaktinformationen von Besuchern in Ihrem Unternehmen zum Schutz der Betriebssicherheit und der Gesundheit der Mitarbeiter gesammelt werden und die Informationen gespeichert und zur Klärung der Situation an die zuständige Gesundheitsbehörde übermittelt werden, ist in der Regel die Zustimmung des Besuchers erforderlich. In diesem Fall sollte sich die Aufbewahrungsfrist daran orientieren, wie lange es dauert, bis die Infektion ausbrütet und wie lange es dauert, bis sie gefunden wird.