INFORMATIONEN

Digitale Signaturen und Datenschutz

Um Verträge zu unterzeichnen, müssen Sie nicht mehr anwesend sein; mit digitalen Signaturen können Sie dies von überall aus tun. Aber ist eine digitale Unterschrift auch legal? Wie kann man Dokumente am besten digital unterschreiben?

Dank der Digitalisierung sind viele Dinge möglich. Zum Beispiel können Dokumente bequem von zu Hause aus digital unterzeichnet werden. Wenn es um den Datenschutz geht, kann eine digitale Signatur dazu beitragen, dass personenbezogene Daten geschützt werden und die Datenschutz-Grundverordnung eingehalten wird. Aber Vorsicht: Nicht alle digitalen Signaturen sind legal!

Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Signatur und einer digitalen Unterschrift?

Viele Menschen denken bei einer digitalen Signatur an eine eingescannte Unterschrift, die sie in ein elektronisches Dokument kopieren. Das ist nicht der Fall, denn eine eingescannte Unterschrift ist lediglich eine so genannte „einfache digitale Unterschrift“, die nicht zur rechtsgültigen Unterzeichnung von Dokumenten verwendet werden kann. Der Grund dafür ist einfach: Jeder, der Ihre Unterschrift hat, kann sie einscannen und verwenden.

Daher muss eine digitale Signatur oder Unterschrift überprüfbar, eindeutig und fälschungssicher sein. Damit wurde die sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ geschaffen. Damit diese rechtlich relevant wird, sind die Anforderungen in der sogenannten Elektronischen Identifizierungs- und Vertrauensdiensteverordnung, kurz eIDAS-Verordnung, festgelegt. Dabei sind drei Schritte zu unterscheiden:

  • Eine einfache elektronische Unterschrift Sie ähnelt einer festen E-Mail-Signatur, einer Unterschrift, die mit einem Paket empfangen wird, oder einer eingescannten Unterschrift. Sie sind nicht fälschungssicher, können aber in Gerichtsverfahren als Beweismittel verwendet werden.
  • Fortgeschrittene digitale Signatur: Die erweiterte digitale Signatur ermöglicht die eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person. Um dies zu gewährleisten, wird die Übertragung der Signatur verschlüsselt. Darüber hinaus wird ein digitales Zertifikat, wie z. B. ein Personal ID-Zertifikat (S/MIME), empfohlen; dieser zertifizierte Nachweis enthält Informationen über die Identität des Absenders sowie die Authentizität der Unterschrift.
  • Qualifizierte digitale Signatur: Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um eine digitale Version einer echten Unterschrift. Um sie sicher zu halten, wird eine kryptografische Verschlüsselung verwendet. Chipkarten, die die Unterschrift einer Person tragen, werden hierzulande häufig ausgegeben. Dokumente, für die gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, können mit einer qualifizierten digitalen Signatur rechtssicher digital unterzeichnet werden.

    • Welche Vorteile bietet die Verwendung digitaler Signaturen?

    Der Nutzen digitaler Signaturen liegt auf der Hand: Unternehmen verwenden elektronische Signaturen oder Unterschriften aus verschiedenen Gründen, von denen der wichtigste darin besteht, Zeit und Geld zu sparen. Je nach Anforderung ist es jedoch entscheidend, auf die verschiedenen Sicherheitsstufen zu achten:

  • Die gängige Praxis, auf einem Tablet zu unterschreiben, ist lediglich eine einfache Form der digitalen Unterschrift, die am ehesten mit einer mündlichen Vereinbarung gleichgesetzt werden kann.
  • Außer der qualifizierten digitalen Signatur mit Hilfe einer Signaturkarte sind bei wesentlichen und weitreichenden Dokumenten wie Arbeitsverträgen, für die der Gesetzgeber die analoge Schriftform vorschreibt, keine weiteren elektronischen Signierverfahren zulässig.
  • Andere Dokumente wie Bestellungen, Stornierungen usw., für die es keine gesetzliche Form gibt, können ebenfalls mit Adobe Sign unterzeichnet werden.

    • Datenschutz und digitale Signaturen?

    Im Hinblick auf den Datenschutz ist die digitale Unterschrift äußerst interessant. Gemäß Artikel 6 DSGVO „muss die betroffene Person ihre Einwilligung geben, bevor der Verantwortliche mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten beginnen kann“. Außerdem trägt der Verantwortliche die Beweislast, d. h. er muss nachweisen, dass die Zustimmung zur Datenverarbeitung erteilt wurde.

    In der Praxis kann das zum Beispiel so aussehen: Bevor Sie einen Arzt aufsuchen, müssen Sie eine Erklärung zur Datenschutz-Grundverordnung unterschreiben. Es ist möglich, eine digitale Unterschrift zu verwenden, z. B. mit einem Stift und einem Tablet.

    So können beispielsweise Zusatzvereinbarungen im regulären Geschäftsverkehr digital und sicher unterschrieben werden, wie im vorangegangenen Abschnitt dargestellt. Im Kontext des digitalen Datenschutzes bietet das Thema papierlose Unterschrift sowohl im Alltag als auch am Arbeitsplatz zahlreiche Vorteile.