Damit die Datensicherheit bei der digitalen Arbeit gerade in Zeiten von Corona und weit verbreitetem Home-Office nicht auf der Strecke bleibt, haben wir die besten Datenschutz-Tipps zum Thema Screensharing für Sie.
Datenschutz bei Videokonferenzen ist eine Sache. Aber was ist mit der gemeinsamen Nutzung von Bildschirmen? Ist die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen mit der Datenschutz-Grundverordnung vereinbar? Was ist mit TeamViewer und der Sicherheit Ihrer Daten? In den meisten Fällen werden solche Fragen nur im Home-Office geklärt. Für einen kurzen Überblick haben wir die am häufigsten gestellten Fragen und Antworten zum Thema Screensharing und Datenschutz zusammengestellt:
Bildschirmfreigabe-Tool Hosting-Land
In welchem Land befindet sich das Screen-Sharing-Gerät? Ist es möglich, ein Screen-Sharing-Tool aus Deutschland oder der EU zu verwenden? Diese Tools müssen sich automatisch an die DSGVO-Verpflichtungen halten. Wenn Sie kein passendes Tool für Ihr Unternehmen finden können, achten Sie auf die so genannte EU-US-Privacy-Shield-Zertifizierung, wenn es sich um ein amerikanisches Screen-Sharing-Tool handelt.
Dies gilt auch dann, wenn das von Ihnen gewählte Bildschirmfreigabeprogramm Daten in Länder außerhalb der EU (sog. Drittstaaten) sendet. Achten Sie auch hier auf Schutzbehauptungen oder Zusicherungen des Anbieters (z.B. Abschluss von Standard-Datenschutzklauseln, verbindliche Unternehmensregeln).
Verschlüsselte Datenübertragung
Erkundigen Sie sich im Voraus, ob das von Ihnen gewünschte Screensharing-Tool Ihre Daten in verschlüsselter Form sendet. Dies ist ein wichtiges Element, an das Sie denken sollten, da es befolgt werden muss, damit die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen DSGVO-konform ist (gemäß Art. 32 ist die Verschlüsselung eine geeignete Sicherheitsmaßnahme für eine sichere Datenverarbeitung).
Bildschirmübertragung: Datensicherheit durch Geschäftsversionen
Sie sollten eine Unternehmens- oder Profiversion des Dienstprogramms zur Bildschirmspiegelung verwenden, wenn eine solche verfügbar ist. Häufig sind höhere Sicherheitsstandards oder zumindest erweiterte Datensicherheitseinstellungen, die geändert werden können, verfügbar.
Datenschutz durch persönliche Einladung
Ein Online-Meeting oder eine Demo kann sofort 10, 20 oder sogar mehr Mitarbeiter, Partner oder Kunden repräsentieren. Es ist wichtig, den Überblick zu behalten: Senden Sie Einladungen und Einladungscodes nur an Personen, die Sie kennen, und nur so, dass sie nicht weitergeleitet werden können. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick darüber, wer an der Besprechung teilnimmt und wer die Bildschirmübertragung sehen darf.
Dies gilt auch, wenn Sie ein Tool zur Freigabe Ihres Bildschirms im Falle einer Wartung verwenden: nur diejenigen, die einen persönlichen Einladungscode von Ihnen erhalten haben, können auf Ihren Bildschirm zugreifen!
Ungestörte Bildschirmfreigabe: alle anderen Tools sind ausgeschaltet!
Schalten Sie alle anderen Tools und Benachrichtigungen aus, um zu vermeiden, dass Sie während Ihrer Konferenz unterbrochen werden. Dies gilt sowohl für Chat-Programme als auch für E-Mail-Benachrichtigungen. Gleichzeitig sorgt dies für mehr Datensicherheit, da Sie oft in der Vorschau einer E-Mail oder Chat-Nachricht lesen können, worum es geht. Wenn Unbefugte über einen geteilten Bildschirm Einblick erhalten, insbesondere wenn persönliche Daten übermittelt werden, kann dies ein Problem für die Datensicherheit darstellen.
Ein separater Desktop für mehr Datensicherheit
Bereinigen Sie vor der Besprechung Ihren Desktop – oder besser noch, erstellen Sie einen separaten Desktop für die Präsentation oder Demo, auf dem Sie nur das ablegen, was Sie zeigen wollen. Das gilt natürlich auch, wenn Sie Ihren Bildschirm zu Wartungszwecken freigeben.
Aufnahmen zur Bildschirmfreigabe
Wenn Sie etwas während einer Bildschirmübertragung aufnehmen möchten, z. B. wenn Sie Zugriff auf den Bildschirm des Kunden haben, vergewissern Sie sich vorher, dass Sie dessen Erlaubnis haben!
Wenn Sie diese kurzen Hinweise beachten, sind Sie für Ihr Online-Meeting oder Ihre zukünftige Online-Demo gut gerüstet. Lassen Sie im Zweifelsfall Ihr Tool von Ihrer IT-Abteilung und Ihrem Datenschutzbeauftragten genehmigen – nur so wissen Sie, ob Sie z. B. eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem Tool-Anbieter unterzeichnen müssen.