Fallen E-Mails unter das Datenschutzrecht, und wenn ja, welche Regeln gelten für den E-Mail-Verkehr? Erfahren Sie, woran Sie beim Versenden von privaten und beruflichen E-Mails denken sollten und warum es wichtig ist, darauf zu achten.
Wenn es um Datenschutz im Internet geht, denken viele automatisch an soziale Medien und Messaging-Dienste. Schließlich sind Unternehmen wie Google und Facebook dafür bekannt, riesige Datenmengen zu Werbezwecken zu sammeln und auszuwerten.
Aber auch bei anderen alltäglichen Anwendungen wie E-Mails lohnt sich eine kritische Prüfung. Werden die geltenden Datenschutzstandards nicht eingehalten, drohen mitunter empfindliche Strafen.
E-Mail-Sicherheit und Datenschutz: Wie sicher sind die Daten im E-Mail-Verkehr?
Wenn es um den Datenschutz bei E-Mails geht, worum geht es da genau? In erster Linie geht es natürlich um die E-Mail-Adresse. Am Beispiel des E-Mail-Marketings wird deutlich, dass hier besondere Vorsicht geboten ist.
Das Datenschutzrecht verlangt vor dem Versand von E-Mail-Newslettern die Einwilligung des/der Inhaber(s) der E-Mail-Adresse. Eine einfache Newsletter-Registrierung (Opt-in-Verfahren), wie sie in der Vergangenheit üblich war, reicht längst nicht mehr aus.
Die Einwilligung in die Nutzung der E-Mail-Adresse kann stattdessen z. B. durch Anklicken eines zusätzlichen Bestätigungslinks eingeholt werden, den der Inhaber per E-Mail erhält (Double-Opt-In).
Doch nicht nur die E-Mail-Adressen müssen geschützt werden. Der Datenschutz gilt auch für den Inhalt einer übermittelten E-Mail. Ohne triftigen Grund oder die Zustimmung des Empfängers ist es nicht gestattet, den Inhalt einer E-Mail einzusehen oder weiterzuleiten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, die dafür gelten, finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Gibt es rechtliche Hinweise zum Datenschutz bei E-Mails?
Auch wenn anstelle des echten Namens ein Pseudonym verwendet wird, gelten E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten. Die General Data Protection Regulation (DSGVO), die den Schutz personenbezogener Daten regelt, regelt die Verwendung von E-Mail-Adressen. Die Verarbeitung von E-Mail-Adressen und des Inhalts von E-Mails (einschließlich Einsichtnahme und Weiterleitung) ist nur in außergewöhnlichen, gesetzlich begründeten Fällen zulässig.
Bei E-Mail-Verteilern zum Beispiel ist besondere Vorsicht geboten. Nach der DSGVO sind offene E-Mail-Verteiler, bei denen alle E-Mail-Adressen für die Empfänger sichtbar sind, häufig illegal, da die E-Mail-Adressen in den meisten Fällen ohne Rechtsgrundlage veröffentlicht werden.
Bei der Weiterleitung und Archivierung von E-Mails ist jedoch Vorsicht geboten. Bei der Weiterleitung von E-Mails ist auch zu prüfen, ob der Empfänger eingewilligt hat oder ob die Weiterleitung z. B. zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Die Weitergabe und Speicherung von E-Mail-Adressen ist nach der DSGVO nur zulässig, wenn eine Einwilligung vorliegt oder ein anderer Rechtfertigungsgrund nach Art. 6 DSGVO VORLIEGT.
Der E-Mail-Verkehr am Arbeitsplatz unterliegt ebenfalls den Datenschutzvorschriften. Arbeitgeber dürfen im Allgemeinen die privaten und beruflichen E-Mails ihrer Mitarbeiter nicht überwachen. Je nachdem, ob die Mitarbeiter ihr betriebliches E-Mail-Konto für private Zwecke nutzen dürfen, kann der Zugang zu E-Mails von Fall zu Fall gewährt werden.
Dies ist z. B. der Fall, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, die Kommunikation mit Interessenten oder Kunden aber im E-Mail-Konto offen bleibt, was zu finanziellen Verlusten führt, wenn sie nicht bearbeitet wird.
Die private Nutzung von dienstlichen E-Mail-Konten durch Mitarbeiter sollte immer durch klare und vor allem schriftliche Regeln geregelt werden, damit sie bei Bedarf E-Mails von anderen Mitarbeitern abrufen können. Der Zugriff sollte immer in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten geplant werden.
Wie sicher sind E-Mail-Anbieter?
Auch für E-Mail-Provider gelten die entsprechenden Datenschutzbestimmungen. So sind Datenübermittlungen an Dritte nur zulässig, wenn die Betroffenen eingewilligt haben oder wenn ein gesetzlicher Grund nach Art. 6 DSGVO dies ermöglicht.
Es ist jedoch zu beachten, dass viele kostenlose E-Mail-Anbieter die Daten ihrer Nutzer für Werbezwecke erfassen und verwerten. In diesem Fall sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärungen des E-Mail-Anbieters Informationen über die Weiterverarbeitung von Nutzerdaten durch den E-Mail-Anbieter enthalten. In einigen Fällen muss der E-Mail-Anbieter auch die Zustimmung des Nutzers einholen, bevor er personenbezogene Daten verarbeitet.
Per E-Mail werden persönliche Daten sowie private oder geschäftliche Nachrichteninhalte ausgetauscht, die durch Datenschutzgesetze und andere rechtliche Anforderungen geschützt sind. Aufmerksamkeit ist in der normalen Kommunikation unerlässlich.
Nur wer E-Mail-Anbieter sorgfältig auswählt und deren Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien liest, nimmt den Datenschutz ernst. Nur wer beim Versenden und Weiterleiten einzelner E-Mails sorgfältig mit den Adressen und Daten anderer umgeht, hält sich an das Gesetz.