Unsere Vorgehensweise als externe Datenschutzbeauftragte

Eine effiziente und vertrauensvolle Kommunikation steht im Zentrum unserer Zusammenarbeit. Wir sind sowohl bei der datenschutzbedingten Veränderung als auch bei der Planung neuer Betriebsabläufe und -prozesse behilflich.

1. Angebot

Mit einem individuellen und detaillierten Angebot sorgen wir für Transparenz.

Anfragen

2. Bestätigung

Nach erfolgreichen Vertragsverhandlungen und der Bestellung übernehmen wir.

Gesetz

3. Umsetzung

Wir starten die Ausarbeitung und Umsetzung des neuen Datenschutz-Konzepts.

Leistungen

Die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Bestellung des Datenschutzbeauftragten ist erfolgt. Auf geht’s.

Ihr externer Datenschutzbeauftragter führt zunächst ein Datenschutz-Audit durch. Dann folgen Personal-Schulungen. Dienst- oder Betriebsvereinbarungen werden ausgearbeitet. Ihr individuelles Datenschutz-Handbuch wird erstellt. Der datenschutzbezogene Wissensaufbau startet.

Dem geht immer ein Angebot voran. Ein solches arbeiten wir für den neuen Mandanten aus, sobald uns die individuellen Anforderungen – die Größe des Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter und weitere einzelfallbezogene Faktoren –, bekannt sind. Die notwendigen Abklärungen nehmen wir telefonisch vor. Dabei werden wir grundsätzliche Fragen zum Datenschutz sowie Ihre individuellen Vorstellungen erörtern.

Dies dient uns dazu, einen Überblick über die zukünftige Betreuung und Beratung Ihres Unternehmens zu erhalten. Sobald unser Angebot angenommen wurde, beginnen wir mit der Arbeit.

UNSER ARBEITSPROZESS

1. Der Startpunkt

Ihr zukünftiger Datenschutzbeauftragter vereinbart zunächst einen Termin für ein Kick-Off-Meeting. Noch vor dem Termin erhalten Sie sowohl die Urkunde, mit welcher Sie unseren Datenschutzbeauftragten förmlich bestellen, als auch den Vertrag, der mit der Deutschen Gesellschaft für Datenschutz geschlossen wird.

Während des Kick-Off-Meetings erfolgt die Unterzeichnung der Schriftstücke. Damit legen wir gemeinsam den Grundstein unserer Zusammenarbeit. Jetzt können sich Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden an Ihren externen Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Die Grundbasis legen

Am Anfang steht die Ist-Analyse des Mandanten. Deshalb führen wir zunächst ein Datenschutz-Audit durch. Dies hilft uns, Schwachstellen zu identifizieren.

Folgend erstellen wir das öffentliche Verfahrensverzeichnis, das einen der Grundpfeiler Ihrer zukünftigen Transparenz bildet.  Im diesem Dokument beschreiben wir, welche personenbezogenen Daten in welcher Art und Weise verarbeitet werden.

In der Folge geht der Datenschutzbeauftragte die Verpflichtung Ihrer Mitarbeiter auf das Datengeheimnis an. Wir klären Ihre Mitarbeiter über die gesetzlichen Grundlagen des Datenschutzes auf: Die Deutsche Gesellschaft für Datenschutz stellt Ihnen eine Online-Schulung bereit und zeigt Präsenz. Alle betriebsfremden Personen, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten mitwirken, werden identifiziert und auf die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet. Danach wird Ihr Kommitment durch Ihre neue Datenschutzerklärung sichtbar gemacht.

Am Aufbau der Datenschutz-Struktur wirken Ihre Mitarbeiter von Beginn an mit. Sie werden in den gesamten Prozess mit eingebunden.

3. Ihr Unternehmen im Fokus

Ist die Datenschutz-Grundbasis gelegt, kann der externe Datenschutzbeauftragte der Deutschen Gesellschaft für Datenschutz in eine tiefere Prüfung übergehen und die Dokumentation auf- oder ausbauen.

Eine Überprüfung sämtlicher datenschutzrelevanter Verfahren folgt. Dies erfordert die Recherche zu internen Arbeitsabläufen und Prozessen. Es werden Interviews mit ausgewählten Mitarbeitern geführt. Die Besichtigung relevanter Räumlichkeiten (Serverräume, etc.) sowie die Einsichtnahme in Dokumente und Verträge erfolgt. Nach der Auswertung der gesammelten Informationen werden Empfehlungen und Verbesserungsmaßnahmen vorgeschlagen und begleitet.

Ihr externer Datenschutzbeauftragter erarbeitet gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die notwendigen Verfahrensverzeichnisse. Er berät im Rahmen der durchzuführenden Datenschutz-Folgenabschätzungen. Letztlich folgt die Erstellung eines Datenschutzhandbuchs, in dem sowohl die Prozesse beschrieben als auch sämtliche Richtlinien, Dienstanweisungen und Datenschutz-Konzepte abgebildet werden.

4. Kontinuierlich Verbessern

Unser Ziel ist die kontinuierliche Begleitung und Betreuung unserer Mandanten.

Unser Fokus liegt nunmehr auf der ständigen Verbesserung des Datenschutzes beim Mandanten, der Durchführung jährlich wiederkehrender Datenschutz-Audits aber auch auf der Überwachung seiner Auftragsverarbeiter.

Für jeden unserer Mandanten arbeiten wir ein individuelles Datenschutzkonzept aus.