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Clean Desk Policy – praktische Einblicke

Datenschutz wird durch die Clean Desk Policy praktiziert. Eine so genannte „Clean Desk“-Politik bedeutet nicht nur Ordnung am Arbeitsplatz, sondern auch praktizierten Datenschutz. Dieses Prinzip hat noch viele weitere Vorteile.

Eine „Clean Desk Policy“ ist ein anderer Begriff für das Konzept eines aufgeräumten Schreibtisches (CDP). Dabei handelt es sich um die „Vorschrift für einen aufgeräumten Schreibtisch“, die den Mitarbeitern vorschreibt, wie ihr Arbeitsplatz am Ende des Tages oder beim Verlassen des Raumes aussehen soll, grob übersetzt (d. h. leer).

Saubere Schreibtische: ein Problem oder eine Chance?

In vielen Unternehmen sind die Zeiten, in denen jeder seinen eigenen Schreibtisch hatte, vorbei. Home-Office, mobiles Arbeiten mit BYOD-Regelungen und Desk-Sharing (Arbeitsräume) sind nur einige der Arbeitsmethoden, die keinen festen Arbeitsplatz erfordern.

Büroangestellte hingegen neigen dazu, Papiere und andere Materialien auf ihren Schreibtischen zu stapeln. Eine Politik der aufgeräumten Schreibtische kann in mehrfacher Hinsicht Wunder bewirken: Einerseits sorgen aufgeräumte Schreibtische für weniger Ablenkung und steigern damit die Produktivität; andererseits sorgt das Stehen an übersichtlichen Arbeitsplätzen für Professionalität und bedeutet auch disziplinierte Datensicherung.

In Stapeln auf dem Tisch werden sensible Dokumente, die auch personenbezogene Daten enthalten können, häufig vernachlässigt. Wenn Unternehmen der Öffentlichkeit ausgesetzt sind, kann dies leicht zu einem Datensicherheitsproblem werden: Denken Sie an einen unaufgeräumten Schreibtisch in einer Arztpraxis oder einer Anwaltskanzlei, auf dem wichtige Informationen noch lesbar sind, und ein Kunde wird angewiesen, dort zu warten. (Es ist auch möglich, Texte zu lesen, die auf dem Kopf stehen.)

In Organisationen, die mit kreativen Konzepten arbeiten oder in der Forschung tätig sind, ist ein CDP in der Regel im Arbeitsvertrag enthalten oder es gibt eine CDP-Richtlinie. Wenn dies in Ihrem Unternehmen nicht der Fall ist und Sie eine Clean-Desk-Richtlinie einführen möchten, erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum sie wichtig ist, und legen Sie klare Regeln fest. CDPs sind auch erforderlich, wenn Ihr Unternehmen ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001 einrichten will.

DSGVO-Verordnung oder Clean Desk Policy?

Dem Schutz personenbezogener Daten wird in der Allgemeinen Datenschutzverordnung große Bedeutung beigemessen. Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet jedoch nicht zu einem sauberen Arbeitsplatz. Dieser sollte jedoch in jedem Unternehmen als Teil einer gut praktizierten Datenschutzstrategie umgesetzt werden. Sie können Ihren Mitarbeitern zum Beispiel die folgenden Eckpunkte zur Verfügung stellen:

  • Bringen Sie wichtige Dokumente nur dann an Ihren Arbeitsplatz, wenn es notwendig ist, und nicht als Sicherheitsmaßnahme.
  • Wenn kritische Dokumente verarbeitet werden, werden sie sofort bereinigt oder gesperrt.
  • Vermeiden Sie unnötige Ausdrucke (auch das freut die Umwelt).
  • Alle wichtigen und sensiblen Dokumente müssen sicher aufbewahrt oder weggeschlossen werden, wenn der Raum verlassen wird, auch wenn es nur für einen kurzen Gang zur Toilette oder eine Rauchpause ist.
  • Elektronische Dokumente sind analogen Akten vorzuziehen.
  • Alle Schreibtische müssen am Ende eines jeden Tages aufgeräumt werden, einschließlich der Schreibtische aller Vorgesetzten, für die der CDP ebenfalls gilt. Persönliche Gegenstände, die jedoch nicht zurückgelassen werden sollten.

    • Ein Unternehmen kann natürlich selbst entscheiden, wie viele Wände dieser CDP hat, zum Beispiel. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie nicht nur mit gutem Beispiel vorangehen. Jeder Arbeitsplatz braucht auch CDP-bezogene Geräte wie Aktenvernichter, abschließbare mobile Container oder Schränke, um sicherzustellen, dass die Akten regelkonform aufbewahrt werden.

    Nach dem ersten Murren, das groß angelegte Aufräumaktionen wahrscheinlich hervorrufen, wird sich schnell das gegenteilige Gefühl einstellen: Der Wunsch, aufzuräumen und wegzuräumen, fördert die Ordnung und macht die Arbeit einfacher. Ein aufgeräumter und gut organisierter Arbeitsplatz spart zudem Zeit, die Ihre Mitarbeiter zum Beispiel für eine ausgedehnte Kaffeepause in der Küche nutzen können. Natürlich erst, wenn die wichtigen Akten vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes weggeräumt sind,