Aufgrund des Umfangs des Prozesses, der oft weitreichende und umfassende Projekte umfasst und von der Beteiligung und Hilfe anderer Interessengruppen innerhalb einer Organisation abhängt, wird die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DFA) von Datenschützern oft als eine anspruchsvolle Tätigkeit angesehen.
Zum Glück gibt es viele Strategien, die die Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen einfacher, schneller und effektiver machen. Unsere Datenschutzexperten stellen in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Schritte vor, die zu einem reibungslosen Ablauf beitragen können.
Überarbeiten, aktualisieren, auffrischen
Möglicherweise müssen Sie die genauen Schritte überprüfen, bevor Sie sich auf den Weg machen, eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen. Der erste solide Schritt einer AVV ist die Durchführung einer Vorabbewertung oder eines High-Level-Screenings, um festzustellen, ob eine AVV derzeit erforderlich ist.
Sie müssen das Vorhandensein, den Umfang, die Bedeutung und den Zweck der Informationsverarbeitung kennen. Dazu gehört eine Bestandsaufnahme des Datenflusses, der internen Stellen, der externen Organisationen, die an der Verarbeitung beteiligt sind, und der zusätzlichen personenbezogenen Daten. Eine wichtige Überlegung ist, dass immer dann, wenn die Verarbeitung wahrscheinlich zu einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt, eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich ist.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung sollte durchgeführt werden, wenn die Vorabbewertung auf ein potenziell erhebliches Risiko hinweist; wenn klar ist, dass die Datenschutz-Folgenabschätzung hohe Risiken aufzeigt, die nicht gemindert werden können; wenn es unerlässlich ist, die Aufsichtsbehörde zu kontaktieren.
DFA-Netzwerk einrichten
Die Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung erfordert das Feedback anderer Beteiligter, von denen die meisten betroffen sind:
Unterstützung auf C-Ebene gewinnen
Es kann immer noch schwierig sein, die Geschäftsleitung davon zu überzeugen, den Datenschutz als Priorität zu betrachten, geschweige denn Hilfe für die Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung zu bekommen. Außerhalb des „inneren Kreises“ der behördlichen Datenschutzbeauftragten ist in der Regel kein Gefühl für die Dringlichkeit vorhanden. Wie können Sie also die Hilfe erhalten, die Sie brauchen? Unsere Experten sind der Meinung, dass Folgendes hilfreich sein könnte:
Aufzeigen der Risiken und Vorteile
Wenn Sie der Geschäftsleitung ein umfassendes Bild von der Bedeutung der Datenschutz-Grundverordnung und ihren Auswirkungen auf das Unternehmen vermittelt haben, können Sie eine Grundlage für die Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung schaffen. Stellen Sie sicher, dass jede Initiative zur Durchsetzung des Datenschutzes der Geschäftsleitung einen Hinweis gibt:
Schaffung einer Kultur des Datenschutzes
Es ist auch wichtig, andere Interessengruppen im Unternehmen selbst zu inspirieren, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu schaffen. Zu diesem Zweck ist es ratsam, die Kollegen im Unternehmen auf allen Ebenen zu schulen. Das bedeutet, dass nicht nur die Personen in ihren jeweiligen Abteilungen, die für die Durchführung oder Meldung von Datenverarbeitungstätigkeiten verantwortlich sind, auf dem Laufenden gehalten werden sollten.
Teilen Sie Ihre Ergebnisse transparent mit
Messen Sie die Wirkung und halten Sie fest, was getan wurde. Sorgen Sie dafür, dass die Beteiligten und die höhere Führungsebene anhand von leicht verständlichen Berichten sehen können, was jeden Monat getan wurde und welche Ergebnisse erzielt wurden.
Effizientere Gestaltung des Prozesses durch Automatisierung
DFA sind zeitaufwändig und kosten viel Zeit. Daher spielt die Möglichkeit, die Arbeit rentabler zu gestalten, eine wichtige Rolle. Die Automatisierung kann dabei von Vorteil sein. Die Verwendung integrierter Automatisierungs-Compliance-Tools für Vorabbewertungen, vollständige Datensicherheitsfolgenabschätzungen und die Zusammenarbeit bei diesen Dokumenten würde nicht nur Zeit sparen, sondern den Prozess auch organisierter und praktischer machen, mit einem geringeren Risiko menschlicher Fehler.